Le(a) secrétaire médical(e), dans le service de chirurgie, est un(e) professionnel(le) spécialisé(e) dans la gestion administrative, la planification et l’accueil des patients atteints de pathologies digestives et urologiques. Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient. Il (Elle) joue un rôle clé dans la coordination entre les patients, leur famille et l’ensemble des interlocuteurs internes et externes à l’établissement.
Définition statutaire
Statut : Titulaire/CDI/CDD Catégorie : B / C
Organisation du travail :
- Poste à temps plein
- Amplitude horaire : 8h30/16 h30 – 9 h00/17 h00
- Repos fixe
- Organisation du temps de travail : cycle forfaitaire en fonction de l’organisation du service.
Lieu de travail : Châteauroux Déplacements liés à la fonction : oui q non q
Suppléance (le cas échéant) :
Position dans la structure - Relations hiérarchiques
- Direction des ressources humaines non médicales et des relations sociales
- Cadre de santé de proximité
- Cadres de pôle
Position dans la structure - Relations fonctionnelles
· Partenaires internes :
Equipe paramédicale (IDE, AS, ASH, … )
Praticiens du service et de l’établissement
Point d’accueil et d’encaissement
Différents services de l’établissement
Services supports (services techniques, DSI, DAM…)
· Partenaires externes :
Médecins généralistes, spécialistes et paramédicaux libéraux, prestataires de service
Autres établissements de santé
Services de soins externes à l’établissement
Missions du service
Le service de chirurgie générale digestive-coeliochirurgie et unité de chirurgie urologique et andrologie, a pour mission principale le diagnostic, le traitement, le suivi et la prévention des pathologies :
- de l’appareil digestif,
- des maladies des reins, des voies urinaires et de l’appareil reproducteur masculin.
Il comprend :
· L’unité d’hospitalisation complète au rez-de-chaussée du pavillon 8
· L’unité de consultation externe au rez-de-chaussée haut du pavillon 7
Missions spécifiques du poste
· Missions principales :
Accueil physique et téléphonique
Conception, rédaction et mise en forme de documents
Gestion médico-administrative (gestion des agendas, des plannings de consultations…) et informatique des dossiers patients
Gestion, traitement des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens...)
Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles
Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, diffusion, tri et archivage)
Polyvalence au sein des différents secrétariats du pôle
· Missions spécifiques en lien avec la qualité :
Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance
Participer à l’amélioration des pratiques professionnelles
Participer à des groupes de travail
Participer à la rédaction et à l’amélioration des procédures
Participer à la mise en place de nouvelles activités
· Autres missions spécifiques :
Commande de produit inhérent à la fonction (reprographie, fournitures de bureau, cartouches)
Former et encadrer stagiaires et nouveaux arrivants.
Transmettre ses connaissances
Activités
· Accueil et prise en charge des usagers :
Accueil physique et téléphonique des personnes
Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’Identitovigilance
Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale
Collaboration avec l'équipe médicale et paramédicale
· Application de la réglementation relative à la communication des informations médicales :
Saisie et mise en forme des comptes rendus
Gestion des dossiers médicaux : tenue, préparation, classement, archivage, numérisation…
Traitement des mails, courriers, dossiers, documents dans son domaine (tri, traitement et numérisation ou diffusion ou archivage)
Traitement des demandes de duplication des dossiers patients
· Commandes et tenue des stocks des fournitures de bureau
· Suppléance en fonction des nécessités de service
Risques professionnels
- Risques psycho-sociaux : charge mentale importante, stress, conflits relationnels, épuisement professionnel
- Risques biologiques : contacts indirects avec des agents infectieux, transmission croisée.
- Risques musculosquelettiques (TMS) : posture statique prolongée, gestes répétitifs, ergonomie du poste de travail…
- Risques liés à l’environnement de travail : chutes, glissades (sols mouillés), nuisances sonores…
- Risques liés à la confidentialité et à la responsabilité : erreur de saisie, données sensibles…
Compétences
(Issues du répertoire des métiers de la FPH)
- Savoir-faire :
Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
Procédures du service et vocabulaire professionnel du service
Logiciels de bureautique
Procédures administratives
Techniques de recherche documentaire
Traitement des dossiers et saisie de documents
Rédaction des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
Accueil physique et téléphonique du public
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Planification et suivi
- Savoir être :
Rigueur et sens de l'organisation
Discrétion et respect de la confidentialité
Sens du service public et de l'intérêt général
Capacité à travailler en équipe
Adaptabilité et réactivité
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