Chargé de scolarité

Dans le cadre d'un remplacement nous recrutons, pour l’Ecole des Sciences et de la Société (ESSLIL), un(e) chargé(e) de scolarité en CDI à temps plein, poste à pourvoir dès que possible.

Missions

Vos missions seront les suivantes :

Accueil et interface avec l’extérieur

* Accueillir, renseigner et orienter des personnes (étudiants, enseignants, etc.). Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques vers les personnes concernées. Anticiper la qualité de la relation (par exemple, confirmer un accès au parking avant la venue d’un enseignant, etc.), favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié.
* Recevoir les étudiants et les enseignants pour toutes questions relatives à leurs études (choix d’option, groupes de TD, problème particulier, etc.) et missions, avec le souci de répondre aux mieux à leurs questions et de les aider à résoudre les problèmes. Recevoir le cas échéant les parents avec la même préoccupation.
* Recevoir les enseignants pour tous les aspects logistiques et académiques (plannings, sujets examens, réception notes).

Lien et suivi des étudiants

* Assurer le lien entre les étudiants et les enseignants en collaboration avec les responsables pédagogiques ;
* Assurer le suivi des étudiants et alerter le responsable pédagogique en cas de difficulté. Communiquer et travailler avec les responsables pédagogiques afin que les étudiants soient suivis au plus près de leurs besoins (absences, notes, difficultés particulières).
* Transmettre/diffuser les informations liées à leurs formations via l’outil dédié.
* Préparer et organiser divers événements liés aux étudiants (réunion de délégués, bilan de promotions, consultation des copies, réunion parent, etc.).

Gestion administrative des Etudes

* Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures (courriers, notes, comptes-rendus, tableau, planning, etc.) ; notamment diffuser des informations à destination des étudiants sur le site AGORA, les afficher aux endroits prévus à cet effet, les transmettre par mail. Réceptionner, trier, transmettre/envoyer de la documentation, des mails, courriers, etc. ; notamment, réceptionner les copies corrigées et les notes, saisir et traiter les informations.
* Encoder les maquettes pédagogiques sur l’outil dédié et affecter les enseignants aux cours. Diffuser.
* Centraliser les programmes et mettre en forme les emplois du temps et/ou saisir les emplois du temps dans l’outil dédié pour la réservation des salles. Afficher les plannings de cours.
* Gérer au quotidien les modifications, annulations et ajouts de cours ou autres modules en lien avec les enseignants et les étudiants.
* Gérer l’ensemble du contrôle des absences dans le cadre de la procédure mise en place dans la ou les filières concernées. Alerter le responsable pédagogique le cas échéant.
* Créer les groupes de TD/TP et/ou suivre leurs modifications.
* Prendre en charge la gestion des matières optionnelles et notamment le choix par les étudiants.
* Editer et diffuser les bulletins et tableaux de jury de délibération.
* Organiser l’information des enjambeurs et des redoublants, gérer le choix des matières à repasser et les questions qui en découlent en lien avec le responsable pédagogique.
* Mettre en ligne ou transmettre au service inscriptions de la faculté les accords pédagogiques autorisant le passage à l’année d’étude supérieure ou le redoublement.
* Transmettre les résultats d’examens aux universités partenaires. Vérifier la cohérence entre les fichiers des universités partenaires et les fichiers d’étudiants de la faculté afin d’éviter des erreurs dans la délivrance des diplômes. Réceptionner, vérifier et distribuer les diplômes.
* Préparer les dossiers pour les commissions de délibération/études (relevés des notes, évaluation, etc.).
* Mettre à jour, classer et archiver les documents administratifs et dossiers étudiants.
* De manière générale, réaliser les actions nécessaires au bon fonctionnement d’une ou plusieurs filières de formation.
* Assurer un reporting régulier de ses activités auprès de son responsable hiérarchique selon une fréquence définie avec celui-ci.
* Participer au partage d’informations pour une bonne coordination avec les membres de l’équipe.
* Applique les procédures liées à la scolarité dans le respect du règlement de scolarité.
* Participer à des réunions organisées à l’échelle du service ou de l’entité.

Gestion administrative des inscriptions

* Etablir et vérifier les listes des étudiants inscrits, en fonction des présents, en lien avec le service inscriptions de la faculté.
* Transmettre au service inscription d’Esslil la liste des réadmis en fin d’année universitaire.

Organisation logistique

* Veiller à la bonne tenue des moyens pédagogiques et relayer les dysfonctionnements au service compétent.
* Organiser les évaluations et les jurys en lien avec le responsable pédagogique et la personne responsable de l’organisation des DS/examens (planification, collecte et reproduction des sujets, édition des listes d’étudiants, …)
* Veiller au bon déroulement des cours, organiser les rattrapages éventuels et veiller à la réalisation des heures. Alerter le responsable pédagogique le cas échéant.
* Recueillir les besoins et gérer la réservation des matériels et salles dans un souci d’optimisation de l’occupation des locaux, en lien avec la personne chargée de la réservation des salles ;
* Préparer et organiser divers évènements liés aux étudiants (réunion parents-professeurs, réunion des enseignants, réunion de consultation de copie, etc.) ;
* Assurer un soutien à l’organisation d’évènements organisés au sein de l’entité (rentrée, remises de diplômes, des colloques et journées de recherche, etc.).