Dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité, la Maison Copernic, établissement d'hébergement social, recherche un-e agent administratif.
Dans ce contexte vos missions consistent principalement à assurer le suivi administratif, RH et la saisie de la comptabilité courante de l'établissement - sans traitement comptable à proprement parler - et en cela à centraliser et transmettre des données aux différentes fonctions support concernées (comptabilité, SRH, service de gestion immobilière...), en lien étroit avec la direction.
Le secrétariat numérique et les outils administratifs et de gestion déjà existants guideront votre prise de poste, qui nécessite surtout une bonne maîtrise informatique, des qualités rédactionnelles dans la perspective de communications internes et externes, un sens réel de l'organisation.
Outre la confidentialité inhérente aux données traitées, le milieux d'intervention - le secteur social - nécessite un respect stricte de la discrétion professionnelle dans le traitement éventuel de données individuelles de personnes accompagnées par l'établissement, qui ne sont toutefois pas au cœur de votre intervention.
Dans le détail, vos principales missions recouvrent :
En gestion comptable :
- Suivi et classement des relevés de banque
- Tenue de la caisse centrale, suivi des régies et des notes de frais
- Suivi des factures à payer
- Suivi et commande des tickets services délivrés aux bénéficiaires
- Vérification des documents comptables et leur répartition analytique
- Compléter les matrices fournies par la comptabilité (récap des paiements chèque, carte bleue, virement, espèces)
- Transmission des documents comptables aux services supports concernés en tenant compte des délais impartis
- Organisation du stockage et de l'archivage des pièces comptables
En gestion administrative générale :
- Gérer le standard (réception des appels, orientation et information des interlocuteurs)
- Suivi des e-mails, prise de rendez-vous, traitement des courriers
- Mise à jour de la documentation et des panneaux d'affichage
- Diffusion des différents supports associatifs de communication interne et externe
- Mise en œuvre de modes de classement et d'archivage
- Tenue et suivi des dossiers administratifs
- Suivi des dossiers liés à des contrats de prestation externe (téléphonie, internet, imprimante, fournisseurs)
- Gestion du Parc automobile de 3 véhicules de service (suivi du contrôle technique, des révisions, carnets de bord, suivi des leasing)
En suivi des Ressources Humaines :
- Tenue des dossiers du personnel de la structure et saisie des arrêt maladie, accidents du travail, visite médicale, demande de congés/récupérations, mutuelle...
- Préparation et saisie des éléments variables de paie en lien avec les responsables d'équipes (compilation, vérification, mise à jour) pour transmission aux services support
- Gestion des chèques déjeuner (commande et recharge)
- Suivi des obligations annuelles (bilan social, DOETH, déclaration diverses)
En appui au suivi du parc locatif :
- Articulation avec la Chargée de gestion locative pour le maintien à jour des informations propres au parc locatif
- Maintien à jour du fichier récapitulatif des caractéristiques du parc immobilier
- Ouverture et clôture des contrats de fourniture d'eau, de gaz, d'électricité, d'entretien chaudière
- Gestion des sinistres et des contrats d'assurance
- Veille au bon règlement des loyers et au respect des révisions annuelles
- Suivi des contrats et échéances d'entretien des chaudières
- Suivi des contrats et échéances des assurances
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