Secrétaire – appui administratif au cadre de santé — h/f

FICHE MISSION

Secrétaire – Appui administratif au cadre de santé (missions transversales ESS)

Service : Direction des soins

Rattachement hiérarchique : Cadre de santé – missions transversales

Lien fonctionnel : Direction des soins / RH / Instituts de formation

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FINALITÉ DU POSTE

Dans un contexte de renfort organisationnel temporaire, le/la secrétaire assure un appui administratif structurant au cadre de santé dans ses missions transversales :

* Coordination de l'Équipe de Soins et de Soutien (ESS)
* Gestion administrative des stages paramédicaux
* Appui au recrutement et à l'attractivité

Le poste vise à :

* Sécuriser les processus administratifs
* Fiabiliser les données RH et organisationnelles
* Fluidifier la coordination des activités
* Dégager du temps à forte valeur ajoutée pour le pilotage

Le poste peut être envisagé à 80 % ou 100 %, selon les arbitrages organisationnels.

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MISSIONS PRINCIPALES

Appui à la gestion des plannings et de l'absentéisme (ESS)

* Mise à jour des tableaux de suivi des absences
* Centralisation et classement des justificatifs
* Préparation des éléments nécessaires aux remplacements
* Mise en forme et actualisation des plannings
* Suivi administratif des heures supplémentaires
* Préparation des indicateurs mensuels

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Appui administratif à la coordination des stages paramédicaux

* Recensement et enregistrement des demandes de stages
* Suivi administratif des conventions (en lien avec RH et instituts)
* Préparation des courriers de réponse
* Mise à jour du tableau de suivi des étudiants
* Organisation administrative de l'accueil (affectations, documents)
* Préparation des supports d'évaluation

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Appui au recrutement

* Préparation administrative des dossiers de recrutement
* Organisation logistique des entretiens
* Suivi des candidatures
* Constitution des dossiers d'accueil
* Mise à jour des tableaux de suivi

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Profil recherché

* Formation administrative (Bac à Bac +2)
* Maîtrise des outils bureautiques (Excel indispensable)
* Rigueur, sens de l'organisation
* Capacité à prioriser et à gérer plusieurs dossiers simultanément
* Discrétion professionnelle
* Connaissance du secteur sanitaire ou médico-social appréciée

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Ce que nous proposons

* Un poste transversal au cœur de l'organisation des soins
* Une collaboration étroite avec la Direction des soins
* Un environnement professionnel engagé au service des patients
* Poste à 80 % ou 100 %, selon profil et organisation

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Candidature

Merci d'adresser CV et lettre de motivation à Madame DELEPORTE, aurore.-

Le Centre Hospitalier Intercommunal de WASQUEHAL

Membre du GHT Hôpitaux publics Grand Lille, le Centre Hospitalier Intercommunal de WASQUEHAL est un établissement public de santé à vocation gériatrique de taille humaine qui facilite le dialogue, la proximité et la réactivité. Les agents de l'établissement assurent les missions du services public et sons soumis aux droits et obligations des fonctionnaires (conformément au Code Général de la Fonction Publique portant droits et obligations des fonctionnaires).

Il réunit 650 collaborateurs avec la direction commune (dont environ 500 agents pour le CHI de Wasquehal) qui ont pour mission commune de contribuer à la prise en charge et l'accompagnement des personnes âgées accueillis afin de leur offrir un lieu de soins et un lieu de vie de qualité.

Les activités :

 SMR (60 lits) dont 10 lits de soins palliatifs (LISP),

 USLD (60 lits),

 EHPAD :

* Le « Molinel » (60 places) et le « Nouvel Horizon » dédié à la prise en charge Alzheimer (56 places) avec 28 places d'unités de vie Alzheimer (UVA) et 28 places d'unités d'hébergement renforcé (UHR) ainsi qu'un pôle d'activité de soins adaptés (PASA) de 14 places
* La Résidence Le Golf (116 places) dont une UVA de 12 places,
* La résidence « Provinces du Nord » (116 places) dont une UVA de 20 places et un Accueil de jour de 12 places ainsi qu'un PASA. La résidence est située à Marcq-en-Barœul est également rattachée au CHI en lien avec la direction commune.
* La résidence « Paul Cordonnier » (30 places EHPAD et 40 appartements en Résidence autonomie) située à Marcq-en-Barœul est également rattachée au CHI en lien avec la direction commune.

Un pôle domicile spécifique comprenant

* SSIAD (80 places)
* ESA (équipe spécialisée Alzheimer à domicile (10 places)
* EMSP (équipe mobile de soins palliatifs)
* EMPG (équipe mobile de psychogériatrie)
* ESPREVE (équipe mobile de prévention)

L'ensemble des EM intervient et accompagne les EHPAD du territoire.

Le CHI WASQUEHAL est un établissement moteur dans l'activité gériatrique au sein de la métropole Lilloise.

Sa spécialité et sa localisation lui permettent d'occuper une place de référence dans ce domaine.

La Résidence du Golf propose des chambres modernes et bien équipées, comprenant également une Unité de Vie Alzheimer (UVA) de 12 places. Elle accueille des personnes âgées de plus de 60 ans et s'engage à fournir une gamme complète de services visant à assurer leur confort et leur bien-être.

Wasquehal

BAC

Aucune expérience, Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans), Confirmé (5 ans et plus)

CDD / Remplacement

Agent d'administration