Stage : stage - office manager - coworking

Happiness Management - Contribution au développement et gestion de la stratégie de Hapiness Management - Traitement des demandes quotidiennes des membres dans un délai très court - Développement de relations de qualité avec les membres, récolte des besoins au quotidien en vue d’améliorer leur bien-être ou leur productivité - Conception et organisation des afterworks / petit-déjeuners hebdomadaires - Mise en place d’initiatives bien-être, business ou de networking au sein des espaces - Conception et organisation d’animations spéciales, décoration de l’espace - Identification d’opportunités business et mises en relation des sociétés entre elles Opérations - Maintien de l’excellence opérationnelle de l’espace dont vous êtes responsable - Réception des commandes, installation/rangement - Mise en route quotidienne de l’espace - Gestion quotidienne de l’espace, contrôles qualité réguliers, vérification du maintien d’un niveau de propreté maximal - Gestion de la relation avec nos prestataires (nettoyage, entretien, téléphonie) - On-boarding et off-boarding des membres pour assurer une expérience sans failles - Gestion des appels téléphoniques entrants - Gestion des crédits d’impression et facturation des crédits supplémentaires - Traitement du courrier : réception, distribution aux membres, envoi - Recommandation de pistes d’amélioration des process opérationnels Relations Prestataires - Recherche et négociation avec nouveaux prestataires, tout en assurant la cohérence avec notre image premium - Échanges réguliers avec les prestataires existants pour améliorer la collaboration au quotidien Hosting - Accueillir les invités des membres, les accompagner dans leur enregistrement, accompagnement dans les lieux - Accueillir les invités lors d’événements spéciaux Sales - Participation aux visites pour la commercialisation des bureaux privatifs et des postes de travail en bureaux partagés. - Participation aux visites pour la commercialisation des salles de réunion (public interne et externe) IT - Recueil des problèmes éventuels et interface client pour toutes demandes relatives liés aux : wifi, FAI, location matériel informatique si besoin, photocopieur, matériel de projection - Interface avec le prestataire en lien avec le responsable des office managers IO. Meeting rooms - Gestion des réservations de salles de réunion (via nos partenaires ou en direct) - Relation avec le client, prise en compte de son besoin en amont, accompagnement le jour de la réunion, récolte de feedback pour améliorer les process - Prise de contact avec les traiteurs partenaires, gestion des devis et installation dans la salle de réunion le jour-J - Brief sur l’aménagement de la salle de réunion auprès de notre partenaire dédié - Inventaire du matériel disponible, gestion des achats, état des lieux avant / après - Création et mise en place de la signalétique Team - Échanges avec les Space Managers des autres espaces pour homogénéiser les démarches et challenger les réflexions - A l’écoute, souriant, disponible, débrouillard, créatif, patient, diplomate, pédagogue, organisé, sens du service, dynamique, team player - Le Souci du détail, rigueur et efficacité. Envie d’apprendre - Compréhension de l’écosystème des startups et l’ère numérique - Présentation soignée - Très bon niveau d’expression orale et écrite (en français et en anglais) et ouvert aux cultures étrangères