Assistant ou assistante de direction f/h

Description du poste

Finalité et missions principales du poste


Dans le cadre d'une collaboration étroite, vous accompagnez le directeur et la directrice adjointe de la direction territoriale dans l'accomplissement de leurs missions et contribuez au bon fonctionnement de la direction..

Activités principales / Tâches

1/ Optimiser la gestion de l'activité de la direction territoriale
- Anticipation, organisation et préparation de l'activité du directeur et de la directrice adjointe
- Organisation des réunions et des rendez-vous / Gestion des déplacements
- Prise de notes et compte rendu à l'occasion de certaines réunions
- Constitution des fonds de dossier et tenue à disposition de la direction en temps utile
- Evaluation, signalement et orientation des urgences
- Gestion de la messagerie et de l'agenda

2/ Être l'interlocuteur de 1er niveau de la direction territoriale
- Gestion du courrier (enregistrement, tri, diffusion, suivi) et sécurisation des délais
- Gestion de la messagerie « contact » de la Direction territoriale
- Accueil physique et téléphonique ; Compréhension des demandes et orientation
- Organisation de réunions ; Organisation de déplacements du directeur, au besoin des agents
- Rédaction et diffusion des relevés de décisions, comptes rendus, courriers…
- Classement et archivage ; optimisation du classement papier et dématérialisé
- Suivi logistique (gestion des fournitures, moyens matériels…)
- Organisation des relations avec les partenaires privilégiés (Préfecture, Conseil départemental, Elus, Professionnels de santé, Responsables de structures sanitaires et médico-sociale, Usagers, CPAM…)
- Veille sur les échéances stratégiques et les contributions nécessaires
- Gestion des badges - des titres de transports (bus)

3/ Assurer la gestion de plusieurs dossiers transversaux et/ou thématiques
- Préparer l'organisation d'évènements sur le site
- Suivi des dossiers des directeurs de la FPH en lien avec la direction, en vue de leur évaluation
- Renseigner les contacts de la direction dans le logiciel Wampa ou sur TEAMS (et procéder aux actualisations)

Profil recherché

Vos compétences

Savoirs
Connaissance de l'environnement institutionnel et administratif
Techniques et méthodes de la communication écrite et orale
Applications informatiques et leurs fonctionnalités (pack office)
Techniques de planification
Techniques de recherche et ressources documentaires (systèmes de classement et d'archivage)

Savoir-faire
Apporter une assistance administrative
Discerner les enjeux
Recueillir et traiter de l'information
S'organiser
Planifier les activités et les échéances
Communiquer
Rendre compte
Rédiger des documents

Savoir-être
Discrétion professionnelle et confidentialité
Réactivité
Sens de l'écoute et du dialogue
Adaptabilité professionnelle
Travailler en équipe
Diplomatie
Autonomie et sens de l'initiative
Force de proposition
Sens du service
Rigueur et méthode

Votre formation

Vous possédez une expérience significative réussie en qualité d'assistant(e) de direction.
Vos qualités relationnelles et votre sens du service sont des atouts incontournables dans ce poste.
Vous disposez d'une grande agilité dans le traitement de l'information, d'une capacité d'adaptation et avez la capacité à trouver des solutions rapidement.

Informations complémentaires

Poste ouvert aux titulaires niveaux 4B à 5A expérimenté (convention organisme SS) selon profil et fonctionnaires de catégorie B, ou CDD de droit public de 3 ans pour les non titulaires

Participation à un système d'astreinte sur la base du volontariat
Participation à la gestion de crise
Membre de la Commission métier « des assistant.es de direction »
Membre de la Commission « logistique »
Correspondant logistique local de la sécurité des systèmes d'informations (SSI) de l'ARS
Représentant de la DT72 au conseil de site Paixhans
Participation à la gestion de crise en période ouvrée (sur volontariat, hors période ouvrée)
Déplacements occasionnels sur le département et la région