Assistant(e) de direction

Location:

Massy, Île-de-France, France

Job ID:

R0117205

Date Posted:

Company Name:

HITACHI ENERGY FRANCE

Profession (Job Category):

Administration & Facilities

Job Schedule:

Full time

Remote:

No

Job Description:


Cadre du poste

Vous assisterez les Directeurs et Directrices de la société dans différents domaines : gestion des plannings, organisation des déplacements et traitements des remboursements associés, préparation des réunions, ainsi que diverses tâches de coordination administrative.

Vous contribuerez également à la gestion des besoins en support de la Responsable Facility Management.

Vous serez responsable de l'application de la politique Voyage et agirez comme référent(e) pour la gestion des organismes partenaires (agences de voyages, cartes corporate, outils associés tels que Concur, Neo…). Vous assurerez également la formation des nouveaux collaborateurs à ces processus.

Dans un souci de réactivité et de polyvalence, vous travaillerez en étroite collaboration avec votre collègue.

Le poste est basé à Massy (91). Des déplacements ponctuels sont à prévoir.

Missions principales:

* Traiter les notes de frais des Directeurs et Directrices.
* Organiser les déplacements professionnels : voyages, itinéraires, hébergements, inscriptions à des conférences.
* Rechercher, compiler et diffuser des rapports, présentations, organigrammes et documents divers.
* Participer aux projets d'amélioration continue des outils et processus internes.
* Servir de point de contact pour les demandes internes et externes, prioriser les actions et assurer leur suivi.
* Réaliser des activités administratives complexes et assurer la gestion de processus ou programmes spécifiques au service.
* Effectuer la saisie des commandes d'achats, assurer le suivi des paiements et mettre à jour les fichiers de suivi des engagements.
* Contribuer à l'organisation des événements internes : logistique, gestion des prestataires, facturation, invitations et participation éventuelle à des salons.
* Rédiger et diffuser les communications internes de la Direction.
* Mettre à jour les interfaces administratives et collaboratives du site France.
* Réaliser l'inventaire et le suivi des stocks marketing.

Tâches liées aux services généraux :

* Assurer le réassort des fournitures de bureau et la gestion des commandes indirectes (IT).
* Gérer la logistique des bureaux : coordination des fournitures, suivi des stocks, relation avec les fournisseurs.
* Superviser les services généraux : maintenance des locaux, interventions techniques, suivi des prestataires (nettoyage, sécurité, etc.).
* Organiser et gérer les équipements : matériel IT, téléphonie, badges ; garantir leur bon fonctionnement et coordonner leur renouvellement.
* Participer aux activités liées à la gestion des bâtiments et à la maintenance générale.

Profil recherché

* Issu(e) d'une formation Bac+2 à Bac+3 en assistanat de gestion ou équivalent, vous justifiez d'au moins 5 ans d'expérience sur un poste similaire.
* Autonome, déterminé(e) et doté(e) d'un excellent sens de l'écoute, vous savez gérer les priorités et travailler en toute discrétion.
* Vous maîtrisez les outils informatiques, le Pack Office, et êtes à l'aise avec la navigation sur les plateformes web, intranet et réseaux sociaux.
* La maîtrise de l'anglais est indispensable pour ce poste.

Ce que nous proposons:

* Un environnement international stimulant au sein d'une entreprise engagée dans la transition énergétique.
* Des projets à forte valeur ajoutée, au cœur des enjeux industriels et technologiques.
* Un accompagnement dans votre développement professionnel : formation, mobilité interne et géographique.
* Une culture d'entreprise collaborative, inclusive et tournée vers l'innovation.
* Package de rémunération et d'avantages compétitif.


Qualified individuals with a disability may request a reasonable accommodation if you are unable or limited in your ability to use or access the Hitachi Energy career site as a result of your disability. You may request reasonable accommodations by completing a general inquiry form on our website. Please include your contact information and specific details about your required accommodation to support you during the job application process.


This is solely for job seekers with disabilities requiring accessibility assistance or an accommodation in the job application process. Messages left for other purposes will not receive a response.