Publiée le 16 juin
Mission du poste
Dans le cadre du présent contrat, la personne recrutée aura pour mission d'assurer l'ensemble des tâches administratives liées au bon fonctionnement de l'entreprise, spécialisée dans le secteur du BTP.
Les principales missions incluent notamment :
- Gestion administrative courante :
- Traitement des courriers, e-mails et appels téléphoniques
- Classement et archivage de documents
- Rédaction et mise en forme de courriers, devis, documents administratifs
- Gestion comptable de premier niveau (en lien avec le cabinet comptable) :
- Suivi des factures fournisseurs et clients
- Émission et mise en ligne des factures (notamment sur Chorus Pro pour les clients publics)
- Suivi et préparation des éléments liés à la TVA
- Support à la gestion des appels d'offres :
Collaboration directe avec le dirigeant pour remplir les documents administratifs requis dans les dossiers de réponse aux appels d'offres
La partie « mémoire technique » est externalisée et sera prise en charge par un prestataire, qui pourra accompagner la secrétaire dans la compréhension du fonctionnement et des besoins
- Suivi administratif des chantiers :
Ouverture des dossiers de chantier
Suivi des documents réglementaires (attestations, assurances, documents d'intervention, sous-traitance)
Récupération et transmission des rapports ou feuilles de présence des équipes
- Autres tâches possibles :
Prise de rendez-vous
Commandes de fournitures
Appui ponctuel à la direction selon les besoins
Temps de travail : 35heures hebdomadaires
Profil recherché
Experience: 2 An(s) - expérience secrétariat bâtiment
Compétences: Techniques de gestion administrative,Logiciel de traitement de texte,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Méthode de classement et d'archivage,Normes rédactionnelles,Procédures administratives,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Accueillir, orienter, renseigner un public,Collaborer avec d'autres techniciens pour optimiser les processus de travail,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser des réunions et des visites de chantier,Participer à l'élaboration de dossiers administratifs (permis de construire par exemple),Relayer de l'information,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Travaux de maçonnerie générale et gros œuvre de bâtiment
Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
