Description du poste
Le/la titulaire du poste assure le secrétariat des bureaux «Parlements», composé de 5 adjoints, et «Coordination, communication, relations publiques, influence» (COORD), composé de 4 adjoints.
Il/elle est chargé(e) des missions suivantes :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et orienter les interlocuteurs ;
- Constituer, en lien avec les chefs des bureaux et leurs adjoints, les dossiers pour diverses échéances, notamment celles impliquant le Secrétaire général (dossiers d’entretiens ; auditions à l’Assemblée nationale ou au Sénat…) ;
- Assurer l'organisation matérielle des réunions et des déplacements professionnels ;
- Gérer l'agenda de chefs de bureaux et des bureaux (ex. : réunions de coordination interministérielle, de préparation des sessions plénières du Parlement européen, prise de rendez-vous avec des interlocuteurs extérieurs etc.) ;
- Mettre à jour des tableaux de pilotage des bureaux et des listes de diffusion (tableaux de bord, listings des correspondants Europe et chargés de mission Parlement européen des ministères, membres des cabinets ministériels, listes de diffusion du dossier présidence, etc.) ;
- Saisir dans l'application "Mercure" les textes transmis aux parlementaires au titre de l’article 88-4 de la Constitution, préparer, en lien avec les adjoints les courriers concernant la mise en œuvre des procédures 88-4 (courriers au SGG, cabinets ministériels et à la Représentation permanent de la France auprès de l’Union européenne (RPUE) et les notes signalant les réserves parlementaires aux différents bureaux du SGAE ;
- Rédiger des courriels ;
- Aider à la diffusion papier et électronique de documents, notamment en provenance de la RPUE ;
- Assurer la diffusion et la consolidation des tableaux de suivi des travaux du Parlement européen par la cellule des chargés de mission PE ainsi que la diffusion de la liste des CR correspondants ;
- Assurer une veille dans "Diplomatie" la base de données de la correspondance diplomatique ;
- Traiter le courrier et en assurer la diffusion et le classement ; suivre les versements des dossiers à l’archivage ;
- Relire et mettre en forme des supports écrits (courriers, notes, tableaux) et de présentation (PowerPoint) ;
- Gérer certains aspects logistiques (fournitures…) pour les bureaux.
Conditions d'exercice particulières
Bureau partagé
Description du profil recherché
Profil souhaité
Savoirs :
- Maîtrise des techniques et outils du secrétariat
- Intérêt pour l’organisation de l'administration française et des institutions européennes
- Maîtrise des pratiques et des usages administratifs
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, PowerPoint, internet)
Savoir-faire :
- Maîtrise les délais
- Hiérarchiser les priorités et les tâches
- Prendre des notes, mise en forme de courrier
- Travailler en équipe et en réseau
- Assurer la confidentialité des informations
Savoir-être :
- Rigueur, fiabilité, organisation
- Réactivité
- Sens relationnel
- Autonomie
Temps Plein
Oui
Autres
Poste ouvrant droit à la NBI
Non
Nombre de points d'indice majoré accordés
0
Compétences candidat
Compétences
1. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
2. CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
3. SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
4. SAVOIR-FAIRE - Organiser une activité
5. SAVOIR-FAIRE - Prendre en compte un contexte, une contrainte, une complexité
6. SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
7. SAVOIR-ÊTRE - Être autonome
8. SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux
9. SAVOIR-ÊTRE - Réactivité
Niveau d'études min. souhaité
Niveau 4 Baccalauréat
Niveau d'expérience min. requis
Confirmé
Langues
Anglais (Autonome)
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