Assistant d’equipe projet f/h (h/f)

Votre mission

L'Assistant d'Equipe Projet (AEP) est rattaché hiérarchiquement au Directeur d'Agence ou au Directeur de Production ou au Directeur Régional.

Sa mission principale est d'assurer l'assistanat de l'équipe projet après le transfert de l'opération à une Direction de Programmes et jusqu'au transfert au SAV.
Elle / Il travaille donc avec le RP, le DP, le RC et le RRC.
En cas d'absence d'Assistant Technique, l'Assistant d'Equipe Projet travaille avec le Responsable Technique et / ou le Directeur Technique et effectue les missions décrites dans la fiche de fonction de l'Assistant Technique.

Missions principales :

Assistanat des membres de l'équipe projet et de l'opération :
· Réceptionner les appels et les courriers en lien avec l'opération
· Assurer le bon suivi du courrier entrant / sortant, du chrono et du classement et, de manière plus générale, du secrétariat des opérations.
· Gérer les agendas, organiser les réunions, rendez-vous, déplacements de l'équipe projet.

Promotion / Programmes :
· Assembler et vérifier les dossiers (PC/DCE/Marché/Dossier de sous-traitance/Dossier pièces notaire...)
· Mettre en forme et diffuser les ordres du jour, comptes-rendus de réunions et les notes diverses
· Suivre les bons de commande
· Préparer les dossiers de comité d'engagement « Mise en vente et Acquisition terrain/démarrage travaux »
· Préparer le Guide Pratique de l'Acquéreur, le livret vert et actualiser le Manuel de Suivi de l'Opération
· NF HABITAT : assurer les déclarations sur le site Cerqual et assembler les profils environnementaux
· Accompagner l'équipe projet dans la gestion des levées de réserves (livraison puis parfait achèvement)

Construction :
· Saisir sur l'outil Primpromo des marchés/avenants/TMA /TS
· Traiter les courriers arrivée/départ vers les entreprises et intervenants techniques
· Suivre, en lien avec la comptabilité, les flux de visa/BAP/Règlement
· Appeler les entreprises

Relations Clients :
· En cas d'absence des Responsables Relations Clients, basculer les appels vers le service Ecoute client
· Envoyer les courriers d'invitation, à 1 mois et à 3 mois / prise de Rdv / préparation des visites de choix, cloison, pré livraison, et livraison
· Enregistrer les courriers dans les dossiers clients
· Etablir les bons de commande suite aux demandes sur packs ou options
· Scanner les documents à intégrer dans l'espace Client (jusqu'au déploiement de la Ged)
· Assurer les appels de fonds

Votre profil

Profil de candidat recherché :

· Le candidat justifie d'une formation niveau Bac +2 (Gestion des entreprises, professions immobilières) ou expérience équivalente.

· Il dispose d'une grande aisance avec les outils du pack Office et autres applications métiers (PrimPromo, smart portail, Cerqual espace clients).

· Il possède une grande autonomie, sait gérer des priorités, dispose d'un grand sens de l'organisation. Son aisance relationnelle, son adaptabilité et son sens du service clients seront des atouts majeurs pour mener à bien les missions du poste.