Description du poste
Sous la direction du Responsable d’Agence Adjoint, le collaborateur/la collaboratrice sera en charge de la relation avec les clients locataires :
FINALITE DU POSTE
Accompagner les clients locataires tout au long de la vie du bail dans un souci de qualité de service, de satisfaction client et de performance
LES MISSIONS DU POSTE
MISSIONS PRINCIPALES
A ce titre, il/elle doit :
Assurer la gestion des baux de son secteur conformément aux procédures internes
Gérer les relations avec les clients (réclamations, appels, demandes IDEAL, messages, mails,
courriers, relances…)
Garantir la bonne exécution du contrat de location en mettant en œuvre les mesures nécessaires à la
bonne installation du client dans le logement en lien avec les différents services
Gérer et mettre à jour les informations dans le SI de gestion immobilière selon les procédures internes
Assurer le recouvrement amiable et précontentieux des impayés des clients présents et en assurer la
gestion administrative
Participer à la promotion de la culture client en apportant une attention quotidienne à la qualité des
réponses apportées
Rendre compte à sa hiérarchie
GESTION DE LA RELATION CLIENTS
Gérer la relation avec les prospects (signature du bail) et les locataires
Percevoir les dépôts de garantie
Accompagner les locataires pour le règlement des loyers
Sensibiliser les locataires sur les règles de vie commune au sein des résidences
Gérer les réclamations administratives (assurer le suivi des demandes et réclamations dans le SI) et y
apporter les premières réponses dans la limite de ses compétences et relayer toute autre réclamation au
service concerné
Participer à l’intégration des personnels de proximité de son secteur dans son domaine d’activité
Participer à la dynamique d’équipe de l’agence en assurant la bonne transversalité des actions et des
informations avec les collègues et la proximité
Veiller à l’état d’avancement des liquidations de compte dans les délais réglementaires
RESPONSABLE D’AGENCE ADJOINT F/H CHARGE DE GESTION LOCATIVE F/H
GESTION ADMINISTRATIVE LIEE A LA VIE DU BAIL
Préparer le bail, effectuer les contrôles règlementaires (surface, tarifs, plafonds…), contrôler et
s’assurer de la complétude des pièces du dossier client
Organiser avec les services dédiés l’accueil des nouveaux clients lors de la livraison de patrimoine
Promouvoir la mise en place du prélèvement automatique et du compte extranet auprès des clients
Accompagner le locataire pour une bonne insertion dans son logement et procéder à l’ouverture des
droits AL à l’entrée sous la plateforme IDEAL
Assurer le suivi administratif des baux (avenants, rétablissement de bail, transfert…), contrôler et
s’assurer de la complétude des pièces du dossier du client
Scanner tous les documents liés à la vie du bail dans la GED conformément à la charte d’archivage
Participer à la relance pour le renseignement des enquêtes OPS en lien avec la proximité et mettre à
mise à jour les bases de données (saisie) notamment dans le cadre d’enquêtes diverses (OPS, SLS)
Gérer, enregistrer et saisir les contrats d’assurance des locataires
Traiter les congés et établir les liquidations de compte dans le délai imparti et mettre à jour le tableau
de suivi de la vacance
Assurer la mise à jour et l’exhaustivité de la base de données client dans le respect du RGPD
Assurer la constitution et le suivi des dossiers de troubles de jouissances et mettre en œuvre la
procédure avant contentieux en collaboration avec les responsables de secteur, le service social et le
service contentieux
PRECONTENTIEUX
Définir des actions de recouvrement adaptées en lien avec la proximité et mettre en place les dispositifs
de solvabilisation
Effectuer les relances par tous moyens afin de recouvrer les impayés
Vérifier et suivre les règlements clients et partenaires (CAF, CTG…) en lien avec le service social
Travailler en lien avec le/la conseiller(e) social(e) et/ou le Responsable d’Agence et/ou adjoint pour
décider de l’orientation à donner au dossier (mise à l’huissier, suivi social…)
Préparer et participer aux commissions mensuelles de suivi et de prévention des impayés (CIP)
Transmettre la liste des dossiers au service contentieux en vue de la délivrance du commandement de
payer à l’issue du CIP
SUIVI DES INDICATEURS DE RESULTATS
Recenser les informations nécessaires à la mise à jour des reporting d’activité
Alerter en cas de dérive constatée et proposer des actions correctives
Analyser les indicateurs de gestion de son secteur et proposer au Responsable Adjoint ou d’Agence les
actions d'amélioration à mettre en œuvre
Gérer les tableaux de suivi de la vacance en collaboration avec les responsables de secteur et les
techniciens d’agence
RELATIONS INTERNES ET EXTERNES
Communication interne en adéquation avec la politique de l’entreprise :
Tableau de suivi de la vacance
Tableau de suivi des départs, des entrées et de la durée des travaux
Dossiers locataires (contentieux, social)
Tableau de suivi des impayés
Tableau de relances Communication externe en adéquation avec la politique de l’entreprise :
Conventions
Baux et annexes
Courriers divers (troubles de jouissance, congé locataire…
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