DEFINITION DU POSTE Organiser pour la direction des ressources humaines le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou et le suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions). MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE Accueil du public : Accueil, orientation, conseil et information les agents de l'établissement, Accueil, orientation et information des candidats potentiels extérieurs à l'établissement, Réception et traitements des appels téléphoniques, Réception et traitement des messages électroniques. Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine : Commande, suivi, contrôle, relance Gestion et traitement des informations : Recueil, Priorisation, Diffusion, Suivi et classement Recensement, centralisation et diffusion des bases de données réalisées au sein de la DRH : Tableaux bord, Autres tableaux pouvant inclure des données financières Gestions des courriers, des documents : Courriers arrivés à la DRH : Enregistrement, tri, traitement, diffusion, suivi et archivage ; Rédaction, mise en forme, diffusion et archivage des courriers, Enregistrement de tous types de recours et suivis, Prise de note, mise en forme de documents de la direction des ressources humaines et des affaires médicales, Reproduction et diffusions de documents de la direction des ressources humaines et des Affaires médicales, Gestion des agendas : De la Directrice des Ressources Humaines et des Affaires Médicales De la Responsable des Ressources Humaines et des Affaires Médicales Des instances comme le CSE et la F3SCT Des groupes de travail pilotés par la Direction des Ressources Humaines Organisation des réunions, visite, conférences, évènements spéciaux. Gestion documentaire : Centraliser les procédures et modes opératoires de la DRH, Publier les procédures, modes opératoires sur la GED après validation de la hiérarchie, Assurer le suivi de la validité de ces documents, Mettre en forme les modifications de ces documents, Supprimer les versions obsolètes de ces documents. MISSIONS SPECIFIQUES Secrétaire administrative des séances du Comité Social d'Etablissement (CSE) et de la Formation Spécialisée en matière de santé, sécurité et conditions de travail (F3SCT): Adresser l'appel aux questions aux organisations syndicales CSE et F3SCT Recensement des retours des questions Préparer l'ordre du jour en fonction des questions Programmer un rendez-vous entre la secrétaire du CSE/F3SCT, la Présidente et la DRH dans les délais impartis, Envoyer la convocation accompagnée de l'ordre du jour, des documents afférents Assister à la réunion du CSE et de la F3SCT et prise de notes Rédiger le procès-verbal puis le transmettre pour correction à la Responsable des Ressources Humaines et des Affaires Médicales ou à la Directrice des Ressources Humaines et des Affaires Médicales en cas d'absence de la Responsable. Au retour des corrections, les mettre en forme et diffuser le PV pour ultime correction auprès de la Présidente puis de la Secrétaire des instances concernés Signature du PV par la Présidente et la Secrétaire dès lors que toutes les corrections ont été faites Diffusion du PV signés par tous les protagonistes dans les délais impartis Rédaction puis Affichage des Avis et Voeux du CSE signés et transmission, Rédaction puis Affichage des suites des Avis et Voeux du CSE signés et transmission. Gestion des recrutements : Publications sur les sites dédiés des vacances de postes Suivi de ses publications : prolongations, suppressions des annonces Création et suivi d'une cv-thèque maintenant le vivier des candidatures Réponse à chaque candidature qu'elle soit favorable ou défavorable Transmission des candidatures retenues à la gestionnaire en charge du recrutement Gestion des concours : Publications sur les sites dédiés des ouvertures de concours, Organisation des concours : rédiger, afficher toutes les décisions : ouverture, jury, candidats autorisés à concourir, candidats admissibles, candidats retenus, résultats, réponse individuelle aux candidats reçus et non reçus Accueil des internes : Gestion administrative des affectations des internes de médecine générale et de spécialités et participation aux différentes commissions en lien avec L'ARS, Gestion des dossiers administratifs des internes Accueil des nouveaux arrivants Organisation de la journée d'accueil (communication, invitation, logistique, intervenants, supports) Invitation des nouveaux arrivants PNM associés à cette journée d'accueil Elaboration des supports SPECIFICITES DU POSTE TEMPS DE TRAVAIL HEBDOMADAIRE : 35h AUTRES : travail en binôme pour les activités concernant le courrier avec la gestionnaire de l'absentéisme COMPETENCES REQUISES Licence métier RH et Assistance RH BTS Assistante de direction Formation assistante de direction ou titre équivalent Formation GTT et statut FPH Expérience similaire en établissement de santé ou RH SAVOIRS ETRE Rigueur dans la réalisation des tâches confiées et les activités réalisées Capacité à s'adapter aux nouvelles organisations de travail Capacité à travailler en équipe Comportement adapté dans ses relations avec autrui Maitrise de ses émotions en situation complexe Sandrine KALINKA VIDAL 0590.41.78.04 secretariat.drh@ch-labasseterre.fr
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