Chargée administrative pej h/f

Les missions en bref …

Le Département des Yvelines s’est engagé dans une refonte de sa politique en faveur de l’enfance et de la jeunesse, avec une volonté affirmée de développer une politique forte de prévention, et de meilleur suivi du parcours de l’enfant et de sa famille.
Le Département recherche un Chargé Administratif H/F, au sein du pôle enfance jeunesse, pour le Territoire d’Action Départementale (TAD) de Seine Aval, basé à Conflans Saint Honorine.
Votre mission ? Participer à la mise en œuvre de la politique départementale Enfance Jeunesse.

Sous l’autorité de la RPE :

Dans le cadre du fonctionnement du PEJ : soutien administratif au Responsable du PEJ

ACTIVITES PRINCIPALES :

Articulation avec les partenaires :

1. Veiller au respect des échéances
2. Gérer l’organisation des réunions
3. Créer et tenir des outils type tableaux de bords (suivis d’activité,
4. indicateurs)
5. Rédiger des notes de synthèses, des courriers
Faciliter la coordination de l’action des professionnels au sein du PEJ, avec les autres pôles et directions missions du département ainsi que les partenaires concernés.

Veiller à la bonne organisation du service :

6. Gérer les agendas, organiser les réunions, rédiger les courriers et les comptes rendus de réunions, élaborer les rapports.
7. Assurer la planification et le suivi des ordres du jour des différentes instances
8. Relayer les informations et instructions relatives à l’organisation du service
9. Veiller à la mise à jour du I public enfance
10. Gérer le bon fonctionnement du service : gestion des congés de l’ensemble des missions du pôle
11. Assurer une veille documentaire des procédures
12. Accueillir et participer à la formation de leurs pairs et supervision de l’activité des assistants administratifs
13. Réaliser des présentations visuelles sur les indicateurs d’activités du PEJ

Coordonner l’activité des assistants administratifs (exemples : harmonisation du process archivage, recueil et centralisation des process et des outils utilisés sur les PEJ ; participer à l’évolution des activités des AA

14. Préparer et animer des réunions mensuelles en lien avec la responsable du PEJ
15. Exercer une veille sur les tableaux de bord à remplir, en lien avec les AA
16. Traitement des commandes institutionnelles en lien avec l’équipe d’encadrement

Accompagner les professionnels du PEJ sur l’appropriation des outils « SI »

17. Accompagner les équipes autour des logiciels métiers en interne (SOLIS, GRC notamment)

Participer aux projets départementaux :

18. Participer aux réunions mensuelles départementales
19. Participer à l’organisation opérationnelle des projets transversaux (événements, colloques…)
20. Participer au fonctionnement de l’organisation du service : réunions d’équipes, etc

Formation (diplômes, certifications, agréments…)

Diplôme de gestion administrative, assistanat de direction, Bac, Bac souhaité

Savoir-faire

21. Rigueur, méthode et organisation autonome du travail
22. Esprit de synthèse et d’analyse
23. Capacités rédactionnelles
24. Force de propositions,
25. Sens du service public
26. Savoir travailler en équipe
27. Savoir gérer les priorités
28. Savoir rendre compte et alerter
29. Animation d’un groupe de pairs et formation des professionnels sur outils SI
30. Bonne maitrise des outils informatiques : Intranet, Outlook, Powerpoint, appétences à découvrir de nouveaux outils

Savoir-être

31. Aisance relationnelle
32. Disponibilité, Réactivité,
33. Esprit d’équipe
34. Discrétion et respect de la confidentialité

Autres

35. Permis de conduire B nécessaire

Nos atouts

Choisir de travailler à nos côtés, c’est s’engager auprès d’une institution publique combinant innovation, proximité et efficacité, où chacun peut façonner les contours de son poste.

Au-delà d’un statut ou d’un diplôme, ce que nous recherchons ce sont des candidats compétents, ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l’esprit d’initiative et un certain sens de l’intérêt général car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses collaborateurs.

Le Département des Yvelines a à cœur d’offrir des conditions de travail favorables à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Alors si vous êtes concerné, sachez que nos postes sont ouverts au recrutement à toute personne motivée !