Assistant/assistante administratif/administrative h/f

Description du poste

Intitulé de la fonction / poste

Assistant/Assistante Administratif/Administrative H/F

Type de contrat

Durée indéterminée

Nature de contrat

Temps plein

Statut

Employé / Technicien / Agent de Maîtrise / Maîtrisé (CH)

Votre mission

Intégré(e) à un projet d’envergure européenne regroupant des acteurs majeurs tels qu’Airbus et l’ESA, vous rejoindrez une équipe de 120 personnes, dont plus de 40 collaborateurs et collaboratrices SPIE ICS. SPIE ICS intervient en tant qu’expert(e) des réseaux IP, de la sécurité, de l’automatisation et de la supervision.

Dans ce cadre, SPIE ICS recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour accompagner le Directeur ou la Directrice de projet SPIE ICS dans la gestion opérationnelle et administrative du projet.


Missions principales


Suivi financier et coordination de la sous-traitance

1. Interaction avec fournisseurs et partenaires
2. Suivi des accords commerciaux et contrats
3. Gestion des demandes de devis prévisionnels
4. Enregistrement des commandes dans les outils SPIE ICS
5. Gestion des bons de commande et contrôle des factures (traitement et rapprochement)
6. Relance des prestataires et sous-traitants de premier niveau


Accompagnement au suivi financier du projet

7. Suivi des dépenses et élaboration de rapports financiers
8. Facilitation des échanges entre ADV, Contrôle de gestion et équipe projet
9. Organisation des points de suivi réguliers


Suivi administratif des ressources

10. Gestion administrative des ressources (droits d’accès, habilitations)
11. Suivi des circuits d’arrivée/départ et des temps passés
12. Gestion des demandes de matériel (fournitures, outils IT)
13. Mise à jour des listes de contacts internes et externes


Support aux chefs de projets

14. Mise en place et suivi des KPI projet dans un contexte Agile
15. Participation à la communication projet (gestion des échanges, organisation d’événements)

Suivi documentaire

16. Gestion des Plans de Prévention des Risques et PSSE pour SPIE ICS
17. Organisation, archivage et mise à jour des documents projet

Le suivi :
Votre manager vous accompagnera au quotidien. En parallèle, la Direction des Ressources Humaines et l’équipe recrutement vont assurer votre bonne intégration au sein de nos équipes, en anticipant vos premiers pas chez SPIE ICS.

Ce programme d’on-boarding se fait sur site et au travers d’un parcours digitalisé avec des étapes clé, des points d’échanges et des moments de convivialité au sein des équipes.

L’évolution :
L’implication, le sérieux et le dynamisme dont vous ferez preuve permettront à votre manager, ainsi qu’au service RH, de vous proposer différentes évolutions tout au long de votre carrière.

SPIE ICS promeut la mobilité interne au sein de la filiale et du Groupe (horizontale, verticale, géographique).

Votre profil

Profil :

18. Expérience similaire même partielle
19. Forte capacité d’organisation
20. Autonomie
21. Sens du service et bon relationnel humain afin de faciliter les nombreuses interactions
22. Être force de proposition et avoir envie de construire et progresser, en particulier sur les aspects projets où tout reste à construire
23. Savoir-faire éprouvé dans le suivi financier
24. Maitrise limitée de l’anglais, savoir lire et écrire des emails ou des documents.

Processus de recrutement :
Un premier entretien avec l'un(e) de nos chargé.es de recrutement, un second entretien avec un opérationnel.

Disponibilité :
Dès que possible

Chez SPIE ICS, nous nous engageons à intégrer la compétence NR (Numérique Responsable) afin de promouvoir des pratiques durables et éthiques au sein de notre organisation.

Nous valorisons la diversité et encourageons les candidats de tous horizons, y compris les personnes en situation de handicap, à postuler pour enrichir notre entreprise de leur perspective unique.

Vous rejoindrez SPIE ICS au sein d’un périmètre certifié ISO 27001, ce qui vous conférera des responsabilités en matière de sécurité de l’information.

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Occitanie, TOULOUSE

Lieu de travail

Toulouse

Critères candidat

Niveau d'étude recherché

E-BAC+3 ou équivalent (FR) / Bachelor (BE)

Expérience minimum

1 année ou plus

Langue(s) de travail

25. Français (D-Maitrise professionnelle complète)
26. Anglais (C-Maitrise professionnelle usuelle)