RESPONSABILITÉS :
Activités principales :
Gestion administrative - secrétariat courant
- Gérer les tâches au quotidien d'un secrétariat : réception téléphonique, traitement du courrier et des mails
- Participation aux réunions
- Suivi administratif des conventions de partenariats culturels
- Organiser le classement et la conservation des documents de travail
- Interlocutrice auprès des fournisseurs extérieurs et des services de l'Université Répondre aux demandes émanant des services centraux.
Fonctions d'accueil
- Assurer l'accueil physique, informer et orienter les 1700 participants et les 100 intervenants extérieurs dans leurs démarches respectives
- Connaitre l'ensemble des formations proposées et en assurer la promotion
- Accueil et contrôle des entrées des conférences culturelles et enregistrement des paiements sur le logiciel Apogée prévu à cet effet
- Accueil et soutien logistique auprès des enseignants
Gestion des enseignants vacataires
- Responsabilité du planning annuel - réservation de salles
- Suivi des absences et des récupérations des formations sur des tableaux de bord
- Soutien à l'instruction des dossiers de recrutement des vacataires - recevabilité des dossiers- saisie des voeux
- Soutien à la mise en paiement mensuelle des heures complémentaires pour les intervenants extérieurs dans le respect du budget
Ces opérations s'effectuent sur des logiciels de gestion adaptés. Des formations sont prévues
Gestion des inscriptions
- Conception et mise à jour de la maquette d'enseignement chaque année renouvelée
- Organiser les opérations annuelles d'inscription des adhérents
Gestion financière (quelques actes ponctuels de comptabilité)
- Elaboration, suivi des bons de commandes
- Saisir et calculer les missions des déplacements simples du personnel en lien avec l'agence comptable
- Suivre les stocks et tenir l'inventaire
- Renseigner un tableau de bord de synthèse et de suivi des dépenses rendre compte à tout moment de la situation financière du service
Divers
- Etre à l'écoute des participants et évaluer leurs attentes afin d'être force de proposition lors de la construction de la programmation culturelle annuelle
- Participer aux réunions et se tenir informer de la règlementation en vigueur sur l'ensemble de son domaine de gestion
- Assurer le soutien logistique auprès des participants et des enseignants pour la mise en place des cours en distanciel si besoin
- Coopérer avec l'UTL site de Marseille
- Utilisation de tous les logiciels de gestion (formations prévues)
- Possibilité de participer à un salon annuel à Aix
PROFIL RECHERCHÉ :
Positionnement hiérarchique : Agent placé sous l'autorité hiérarchique de la responsable administrative du site d'Aix en Provence et de la directrice de l'UTL
Connaissance, savoir :
- Connaitre l'organisation et le fonctionnement de l'environnement de l'université
- Connaitre et respecter les procédures mises en place par AMU
- Connaitre la règlementation en matière de comptabilité publique, des marchés publics
Savoir-faire :
- Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels de gestion. Savoir gérer son activité dans un calendrier et dans un cadre de gestion complexe
- Bonne connaissance du fonctionnement de l'UTL serait un plus afin de répondre aux demandes des participants et des enseignants
Savoir être :
- Sens de l'accueil et de l'écoute Sens de l'organisation
- Rigueur et discrétion
- Esprit d'équipe
- Qualité relationnelle avérée
- Adaptation aux différents interlocuteurs
- Autonomie et disponibilité
- Dynamisme, esprit d'initiative et force de proposition
Les avantages AMU :
- Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental
- Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d'ancienneté
- Une prime au-delà des 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaire
- Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d'un an
- Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois
- Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents
- L'établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)
- Possibilité d'accès à un emplacement parking à proximité
- Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travail
- Parcours d'accueil et d'intégration pour les nouveaux agents
Experience: Débutant accepté
Qualification: Employé qualifié
Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu'il est possible d'étudier en France.
Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
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