Au sein du Pôle Déploiement des dispositifs de formations, nous recrutons un Gestionnaire Administratif F/H sur notre campus de Talence. Rattaché à la Responsable du Pôle, vous travaillerez au sein d'une équipe de 4 personnes réparties sur nos campus de Talence, Paris et Marseille. Vous serez en charge de la gestion administrative et du suivi des cycles de formation qui vous seront confiés.
Vos missions seront les suivantes :
Accueil et logistique sur site
Organiser et assurer l'accueil des participants sur le campus le jour J.
Réserver les salles en fonction des besoins (effectifs, matériel, intervenants).
Préparer les supports : chevalets, badges, goodies, kits pédagogiques.
Organiser la mise en place des zones de restauration et en superviser le rangement.
Gestion des présences
Gérer les feuilles de présence (papier ou SWS) : diffusion, vérification, relances.
Archiver et transmettre les documents signés (clients, plateformes, serveur interne).
Coordination des prestations Fournisseurs
Récolter les besoins des clients (restauration, transports, visites, animations.).
Contacter les prestataires, obtenir les devis, suivre les commandes.
Gérer les demandes d'achat via Oracle, assurer le suivi et réception des prestations.
Être l'interlocuteur des prestataires en cas de besoin le jour J.
Gestion SI / ERP & planification, attestations
Saisir les calendriers, heures, intervenants et lieux de formation dans le SI.
Insérer les listes des inscrire les apprenants
Assurer les modifications éventuelles en lien avec les équipes pédagogiques.
Editer et transmettre les diverses attestations liées aux formations (certificats, fin de cursus, etc.).
Suivi CPF - EDOF
Gérer les entrées/sorties sur la plateforme EDOF.
Calculer l'assiduité et assurer le respect des délais de traitement.
Enquêtes de satisfaction
Créer et envoyer les questionnaires de satisfaction.
Consolider les retours et transmettre les résultats aux équipes concernées.
Tâches transverses
Saisir les demandes d'achats ponctuelles.
Soutien aux missions administratives du Pôle Marketing & Développement (saisies DA, support logistique, contact fournisseur, etc.)
Profil recherché et compétences métier :
Formation supérieure Bac +2/3, type BTS Assistant/Assistante de PME-PMI, Assistant/Assistante de Manager ou titre ARH
Expérience professionnelle sur une fonction similaire et en particulier dans le domaine de la formation ou directement en centre de formation
Maîtrise d'office 365 et aisance à s'adapter aux outils informatiques (YPAREO, GR, .)
La connaissance de la législation de la formation serait appréciée
Capacité à travailler en équipe, en transversalité et à distance
Capacités rédactionnelles et relationnelles
Anglais niveau B1 requis, B2 apprécié
Soft skills :
Réactivité et force de proposition
Sens du service client
Adaptabilité
Dynamisme
Rigueur et organisation
Type d'emploi : Temps plein, CDD
Statut : Non cadre
Rémunération fixe sur 12 mois incluant un 13ème mois
30 jours ouvrés de congés payés/an + 20 JRTT/an
Autres avantages : carte ticket restaurant + prime de transport + accès salle de sport + mutuelle et prévoyance
Prise de poste : septembre 2025
L'ensemble des Collaborateurs et des Collaboratrices de l'Ecole sont sensibilisés sur les questions d'inclusivité, qu'il s'agisse du handicap, du genre ou de l'égalité des chances. Notre école accorde une importance clé à l'inclusivité qui s'incarne dans deux de nos piliers stratégiques : durabilité/pérennité et inclusivité.
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