Agent adv / sales administration assistant

Sales Administration Assistant

Lien hiérarchique : Merchant Support

Business Unit : Commercial

Type de contrat : CDI temps plein

Lieu de Travail : Ile de France

Présentation de l’entreprise

Nous sommes le leader mondial de la gestion des transactions dédiées au tourisme international. Doté du plus grand réseau de partenaires marchands et d'institutions financières, nous proposons également des services marketing et business intelligence.

Nos services permettent aux commerçants du monde entier d'attirer des touristes internationaux. Nous nous singularisons sur notre marché par notre esprit de service, le caractère innovant de nos solutions et notre positionnement sur les marchés du retail et du luxe.

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons notre Sales Administration

Assistant (H/F).

Principales fonctions et responsabilités

Directement rattaché au Manager de l'Administration des Ventes de Global Blue France au sein de la Direction des Opérations, vous êtes en lien régulier avec nos directions commerciales, comptable, informatique et autres services centraux.

Véritable interlocuteur de confiance, vous pourrez exercer vos qualités organisationnelles et relationnelles au sein d'une équipe dynamique, engagée et bienveillante.

Ce poste est un CDI et à temps plein.

Missions :

1. Vous traitez les demandes reçues par email et téléphone de nos clients commerçants sur des problématiques de 1er et 2eme niveau (boutiques sous contrat avec Global Blue pour le service de la détaxe en France) et les réclamations.
2. Vous gérez les commandes des boutiques en matériels : consultation et priorisation des commandes dans l'outil de CRM, préparation des envois (y compris étiquetage Chronopost).
3. Vous assurez les activités de back-office commercial : intégration des nouveaux clients dans l’outil back office, vérification de la conformité des dossiers en application des règles internes de l’entreprise et de la réglementation douanière, classement des contrats, vérification des adresses des boutiques sur la fiche client, gestion des retours...
4. Vous travaillez principalement sur le système de back-office du Groupe et sur le CRM Salesforce, vous avez déjà une expérience en outil de back-office et CRM et vous avez la capacité d'apprendre des types variés et complexes de configurations / activités.

Niveau et type d’expérience souhaité

• De formation BAC+3 minimum, vous justifiez d'une expérience réussie d'au moins 3 ans au sein d'un service administratif.

Il s'agit d'une activité réglementée, vous avez la capacité d'apprendre et d'assimiler les points de contrôles les plus importants mais aussi de suivre les modes opératoires et processus de manière rigoureuse.

Vous savez gérer les priorités, vous êtes rigoureux, dynamique et également polyvalent avec un bon relationnel et une orientation satisfaction client.

Vous êtes à l'aise à l'oral (excellent français pour la prise d'appels), et vous avez une bonne qualité rédactionnelle (réponses aux emails clients par écrit).

Une bonne maîtrise de l'anglais oral et écrit est un prérequis.

Outils informatiques :

Bonne maîtrise d'Excel exigée (TCD, Recherche V), CRM : la connaissance de Salesforce serait un plus.

Rémunération

32k€ maximum fixe

Bonus 10% sur objectifs

Participation

Key Functions and Responsibilities

Reporting directly to the Sales Administration Manager of Global Blue France within the Operations Department, you will work closely with our commercial, accounting, IT, and other central departments.

As a trusted point of contact, you will have the opportunity to showcase your organizational and interpersonal skills within a dynamic, committed, and supportive team.

This is a full-time, permanent position (CDI).

Main Responsibilities:

5. Client Support: Handle inquiries received via email and phone from our merchant clients regarding simple first-level issues (stores contracted with Global Blue for tax refund services in France) and manage complaints.
6. Order Management: Oversee boutique equipment orders, including reviewing and prioritizing requests in the CRM system, preparing shipments (including Chronopost labeling).
7. Back-Office Commercial Activities: Manage the integration of new clients into the backoffice system, verify compliance of client documentation according to internal company policies and customs regulations, organize contracts, verify store addresses on client profiles, and manage returns.
8. Systems Expertise: Primarily work within the Group’s back-office system and Salesforce CRM. Prior experience with back-office tools and CRM systems is required, along with the ability to learn and manage varied and complex configurations and activities.

Required Level and Type of Experience

9. Education: A minimum of a Bachelor's degree (BAC+3).
10. Experience: At least 3 years of proven success in an administrative department.

This role involves working within a regulated environment, requiring the ability to learn and understand critical control points while strictly adhering to operating procedures and processes.

You are skilled at managing priorities and are meticulous, dynamic, and versatile, with strong interpersonal skills and a customer satisfaction-oriented mindset.

You have excellent verbal communication skills (fluent French is essential for handling calls) and strong writing abilities for responding to client emails.

Proficiency in spoken and written English is mandatory.

Technical Skills:

11. IT Skills: Strong proficiency in Excel is required (including Pivot Tables and VLOOKUP).
12. CRM Tools: Experience with Salesforce is an asset.

Compensation:

13. Fixed salary: Up to €32,000
14. Bonus: 10% performance-based
15. Additional benefits: Participation