Assistant(e) des directions f/h

Description du poste

L’assistant(e) des directions a pour mission de faciliter la gestion quotidienne des activités des membres de la direction en apportant un soutien administratif, organisationnel et logistique. Il/elle assure également la coordination de l’information entre les différents services internes et externes.

Activités principales

Sous la responsabilité du Directeur Général l’assistant(e) des directions aura les missions principales suivantes :

Gestion administrative :

* Gérer les rendez-vous au quotidien des différentes directions ;
* Suivi des courriers entrants/sortants,
* Réceptionner et trier le courrier ;
* Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus ;
* Préparer les COTEP Comité Technique et Pilotage - support de présentation avec les directeurs ;
* Mise à jour des documents applicables (Organigramme, règlement intérieur, livret d’accueil, livret de sécurité, etc) en lien avec le service RH
* Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différentes directions ou de l’extérieur aux personnes concernées) ;
* Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail ;

Organisation et coordination :

* Accueil physique des visiteurs, clients et partenaires ;
* Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…) ;

Organisation et animation des conseils d’administration et des assemblées générales (en lien avec la DAF et avec la responsable juridique) :

* Rédaction des lettres de convocation.
* Recensement des pièces annexes.
* Aide à la préparation du support de présentation.
* Envoi des lettres de convocation.
* Préparation des procès-verbaux à partir des comptes-rendus écrits.
* Réponse aux sollicitations ponctuelles des administrateurs.
* Gestion de la signature électronique des documents officiels.
* Effectuer les formalités requises.
* Aide à la rédaction des rapports (gestion, gouvernement d’entreprise, orientations stratégiques).

Communication :

* Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports…) ;
* Rédaction de la communication interne (gazette) 1x par semaine

Recrutement :

* Publication et mise à jour des offres d’emplois sur le site internet en lien avec le service RH

Logistique et support :

* Recensement des besoins de matériel, de fournitures et de consommables, à réaliser sur un tableau Excel à transmettre à au pôle administratif et financier pour commande, réception du matériel et vérification du BL avec le BC ;
* Commande des goodies interne (tasses pour chaque collaborateurs) et goodies pour évènements.
* Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…) ;


Compétences attendues

Compétences techniques :

* La maitrise des outils bureautiques (Pack Office, Outlook, SharePoint)
* Connaissance des outils collaboratifs (planning partagé, réseau d’Entreprise, etc)
* Connaissances techniques du secrétariat (prise de note, numérisation, classement, archivage, etc)
* Connaissance du droit des sociétés



Savoir-faire :

* Aptitudes rédactionnelles et de communication orale
* Savoir prioriser les sollicitations et les missions principales
* Être polyvalent et réactif



Savoir-être :

* Rigueur, discrétion et sens de la confidentialité
* Réactivité, autonomie et sens de l’initiative
* Bon relationnel, sens de l’organisation et capacité à gérer les priorités
* Esprit d’équipe et adaptabilité à des environnements exigeants



Information complémentaire :

* Contrat à durée déterminée du 1er septembre 2025 au 2 janvier 2026.
* Rémunération : A définir selon le profil et expériences.
* Titres-restaurant.
* Mutuelle prise en charge à 90 % par l’employeur, niveau de garantie maximum.
* Possibilité d’un jour de télétravail dès l’embauche et jusqu’à trois jours de télétravail après la fin de la période d’essai.


Première région ferroviaire de France hors Ile-de-France, la Région Grand Est s’est engagée dans un plan d’actions complet afin d’être la région pilote pour la relance du train régional en France.

En ce sens, elle a constitué - avec quatre métropoles et agglomérations - une Société Publique Locale ferroviaire afin de doter le territoire d’un outil de pilotage opérationnel lui permettant de prendre en main plusieurs missions de service public stratégiques sur lesquelles interviennent aujourd’hui d’autres entités :

· Préparation, au nom de la Région, des appels d’offre nécessaires à la mise en concurrence de l’ensemble du réseau TER et pilotage opérationnel des marchés correspondants, que ce soit pour l’exploitation ferroviaire, mais également la régénération et la maintenance de l’infrastructure des lignes de desserte fine du territoire ;

· Mise en œuvre et pilotage opérationnel du contrat de gré à gré avec SNCF Voyageurs d’une durée de 10 ans, en lien avec les appels d’offre d’ouverture à la concurrence ferroviaire ;

· Gestion des biens du service, matériel (achat de matériel roulant notamment), installations et infrastructures ;

· Assistance technique auprès de la Région dans le suivi des grandes opérations partenariales d’investissement qu’elle cofinance (CPER) ;

· Études de marketing et d’exploitation, permettant de définir les offres de service, les moyens de production nécessaires et le modèle économique ;

· Conception et pilotage (ou mise en œuvre) de la politique commerciale déclinée dans l’action commerciale, la tarification, la distribution, l’information et communication produit, les relations clients ;

· Suivi des résultats, trafic, ventes, analyse du marché et veille concurrentielle ;

· Politique de lutte contre la fraude ;

· Mesure de la qualité et de la satisfaction, mise en œuvre de la politique qualité régionale.

La SPL « Grand Est Mobilités » constitue un élément majeur de la mise en place d’un modèle économique performant pour le réseau ferroviaire régional, permettant d’assurer sur le long terme la croissance forte de l’offre de service et de la fréquentation.