01 - SECRETAIRE ADMINISTRATIVE SECTEUR MEDICAL H/F
Description La secrétaire administrative assure le suivi administratif des enfants du pôle dans lequel il est affecté :
-Planification et organisation de rendez-vous avec les familles ou partenaires et réunions du pôle
-Recueil des informations liées à l'absence des enfants quotidiennement
-Mise à jour des outils de préparation de la facturation et saisie de la facturation sur IRIS
-Mise à jour des tableaux de bord et autres fichiers utilisés pour les enquêtes (CAP, ANAP, contrôle de gestion?.)
-Gestion des dossiers des personnes accompagnées (courriers, alimentation du dossier, Easysuite)
-Suivi des renouvellements MDPH (déclenchement procédure, demande documents aux professionnels, recueil des écrits, constitution du dossier, envoi)
-Demande de notification de sortie d'établissement à la MDPH
-Suivi administratif des PGP : planification, organisation, écriture des éléments administratifs et médicaux, récupération des écrits, envoi aux familles avec l'avenant, classement des avenants signés
-Rédaction et suivi des conventions de partenariat avec professionnels libéraux, organismes extérieurs
-Participation à des réunions de fonctionnement du pôle et rédaction du compte-rendu de réunion
-Courriers aux familles et tout autre interlocuteur liés à la vie de l'enfant
-Frappe des emplois du temps initiaux des enfants et des modifications validées par le chef de service
Alimente Easysuite des éléments en sa possession (documents, photos, cartes d'identité?.)
Remplace les rédacteurs des autres pôles et l'agent d'accueil pour le fonctionnement courant en cas d'absence ponctuelle
Poste à temps plein : 35 h sur 4 jours et demi Profil candidat -Maîtriser l'outil informatique et les logiciels principaux : Word, Excel, Outlook et du logiciel DIU : Easy Suite et IRIS,
-Savoir gérer l'accueil téléphonique,
-Etre volontaire et participative à l'activité du service,
-Etre disponible, à l'écoute pour gérer différentes demandes simultanées,
-Gérer les situations de stress, être autonome et organisé dans son travail
-Anticiper certaines tâches administratives,
-Savoir organiser et prioriser les tâches journalières,
-Etre méthodique et réaliser le classement régulièrement.
-Apporter une réponse rapide et fiable à son interlocuteur : famille, équipe, cadres,
-S'adapter à l'environnement et être réactif : absence d'un collègue,
-Travailler en équipe et être flexible,
-Maîtriser l'orthographe et savoir rédiger Expérience Vous possédez d'une expérience similaire
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