Assistant administratif polyvalent - mairie de annoeullin

Vos missions en quelques mots L’assistant administratif polyvalent du Secrétariat Général assure le traitement, le suivi et la coordination des dossiers transversaux de la collectivité. Il gère l’agenda du Directeur général des services et facilite l’organisation des instances et réunions. Interface privilégiée avec les élus municipaux et les services, il contribue à la fluidité de l’information et au bon fonctionnement administratif de la mairie. Assurer le traitement et le suivi des différents dossiers au sein du Secrétariat Général, Préparation des conseils municipaux : convocations, dossiers, synthèses, délibérations,… et participation aux séances, rédaction des comptes-rendus et des procès-verbaux, transmission au contrôle de légalité, affichage légal Assurer l'accueil physique et téléphonique du service, Assurer la relation entre les élus et les administrés, Gérer les demandes de la population, Organiser les agendas du Maire, des élus et du Directeur général des services, gestion des différents plannings, Organiser et planifier les différentes réunions, Assurer la mise à jour des différents fichiers, Assurer l'ouverture, le tri, l'enregistrement et la diffusion des courriers, Rédiger les différents courriers, Participation aux différentes réunions en lien avec les élus, rédaction des comptes-rendus et suivis des demandes, Suivi des différentes demandes avec le service informatique (interventions, demandes de devis, organisation des régies), Assurer la continuité du service en cas d'absence des collègues. Profil recherché Dimension humaine (avec la hiérarchie, les collègues, les collaborateurs …) : - Informer régulièrement la hiérarchie de l'avancée des dossiers, - Donner toutes informations utiles aux collègues, - Prendre des initiatives adaptées au poste, - Alerter rapidement le responsable en cas de dysfonctionnement ou problème important, - Pratiquer la courtoisie en toute circonstance en interne comme en externe, - Se rendre disponible pour nécessité de service, - Pratiquer la solidarité entre collègues, - Transmettre ses compétences professionnelles, - Faire des propositions d'amélioration au responsable, - Participer aux différents types de réunions. Dimension environnementale (avec les partenaires internes/externes) : - Veiller à l'image de la collectivité, - Respecter le devoir de confidentialité et de réserve nécessaire au service et à l'usager et l'obligation de discrétion, - Collaborer avec les différents collègues, - Informer et conseiller les administrés et différents interlocuteurs, - Ecouter, analyser et répondre aux demandes des administrés et différents partenaires externes. Dimension technique (maîtrise des outils, méthodes, règles, procédures …) : - Maîtriser les différents logiciels, - Maîtriser les différents outils de bureautiques, - Appliquer les règles et suivre les protocoles, - Appliquer en temps réel les différentes évolutions et nouvelles directives, - Maîtriser la rédaction des différents types de courrier administratif ( syntaxe, orthographe, ), - Maîtriser la communication orale et écrite, - Maintenir les compétences au niveau requis (formations), - Savoir gérer une situation difficile. Dimension économique (organisation, gestion, délais …) : - Respecter les délais demandés par la hiérarchie, - Respecter les délais réglementaires liés aux tâches, - Organiser le travail de la journée en fonction des consignes orales ou écrites, - Respecter les différents plannings, - Maintenir son matériel et ses outils en bon état, - Lister et anticiper les besoins, - Réceptionner et vérifier les commandes. LIENS Internes : Elus, ensemble des services de la collectivité. LIENS Externes : Administrés, associations, commerçants, écoles, collège, gendarmerie, maison de retraite, communauté paroissiale Métropole Européenne de Lille, Préfecture, Conseil Général, Conseil Régional et autres collectivités Travail à temps complet Possibilité de travailler en soirée (conseils municipaux, diverses réunions)