Référence CSP: 2024-1546020
L'assistant·e de direction sera avant tout chargé·e de missions logistiques, administratives et techniques pour le compte du directeur et le cas échéant d'autres membres de la direction.
Il·elle sera chargé·e des missions suivantes:
assurer l'assistance technique, logistique et administrative du directeur de l'INSA
assurer un appui à la gestion courante à la direction générale des services, en partenariat avec l'autre assistante du service
définir et mettre en œuvre des procédures de gestion facilitant le traitement de l'information interne et externe.
Activités :
1-Organiser l'activité professionnelle du directeur :
gestion des agendas et prises de rendez-vous
planification et gestion des déplacements (missions, réunions, conférences et colloques)
aide à l'organisation de réunions (recherche d'informations, constitution de dossiers, convocations, etc.), notamment à l'équipe de direction
accueil physique et téléphonique des interlocuteurs en les renseignant et orientant
suivi et gestion du courrier entrant et sortant
classement et archivage des dossiers.
2-Appui à la direction générale et à la direction générale des services :
aide à l'organisation du conseil d'administrationdans sa préparation (organisation du bureau, envoi des convocations, préparation du support, coordination des interventions, mise à disposition des documents, etc.) et dans son suivi (rédaction des PVs, diffusion des documents, etc.)
rédaction et mise en forme de supports d'animation et de présentation en format papier et électronique (notes, synthèses, rapports, dossiers documentaires, comptes rendus, présentations powerpoint)
appui à l'organisation des réceptions et événements
mise à jour de fichiers de données et de contacts.
Experience: Expérience exigée de 2 An(s)
Institut National des Sciences Appliquées de Rennes
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