SECRETARIAT MEDICAL HDJ MEDECINE ET ONCOLOGIE PRESENTATION DU SERVICE Le service d'HDJ Médecine et Oncologie est composé des services suivants : - HDJ Médecine - HDJ Oncologie - RCP - Consultations : Oncologie (3) Hématologie (2) Radiothérapie (1) Bureau : partagé DESCRIPTION DU SERVICE ET DE L'ORGANISATION Le secrétariat se situe au 1er étage EST à droite des ascenseurs. L'équipe se compose de 3 secrétaires médicales qui gèrent les programmations en hôpital de jour avec différentes spécialités : hématologie, oncologie, rhumatologie, cardiologie, pneumologie, gériatrie, infectiologie. Le secrétariat est ouvert de 8h30 à 17h30 du lundi au vendredi. (Possibilité de modification, car certains patients sont programmés à 8h15 et arrivent dès 8h). 2 secrétaires dédiées en HDJ Médecine et 1 secrétaire dédiée en HDJ Oncologie, afin d'assurer la continuité de service. Pour les remplacements ponctuels (congés, arrêts maladie, etc), les secrétaires peuvent mutuellement se remplacer => polyvalence. RELATIONS HIERARCHIQUES Coordinatrice des secrétariats médicaux (s.maison@ghne.fr) Directrice parcours patient RELATIONS FONCTIONNELLES Le médecin chef de pôle, le médecin chef de service et le personnel médical La Cadre sup de pôle Le personnel paramédical et médico-technique L'ensemble des secrétariats médicaux, l'AMA référente et la coordinatrice des secrétariats médicaux Les services administratifs Le Département d'information médicale MISSIONS PRINCIPALES Assurer la gestion médico-administrative des patients, en garantissant la fiabilité des données dans le DPI DxCare, la fluidité du parcours et le respect des exigences de qualité et de sécurité des soins. ACTIVITES PRINCIPALES A. Accueil, gestion administrative et dossier patient · Accueil physique et téléphonique · Gestion prise de rendez-vous · Gestion de la boite mail du service · Vérification rigoureuse de l'identité (identitovigilance) · Gestion des consentements si nécessaires (protocoles spécifiques) · Information claire du patient sur son parcours · Mise en forme et correction des LDL en HDJ · Envoi des examens réalisés lors des HDJ B. Programmation et planification · Gestion des plannings DOCTOLIB (consultations, bilans ) · Coordination avec : Médecins IDE HDJ Anesthésie si nécessaire Pharmacie, anapath, labo Admissions ·Anticipation des besoins logistiques (box disponibles, congés médecins) · Gestion des annulations et reprogrammations C. Gestion du DPI DX CARE · Programmation des venues en HDJ dans DOCTOLIB · Saisie et mise en forme des lettres de liaison · Vérification de la complétude des dossiers médicaux · Envoi sécurisé des comptes-rendus (LIFEN) · Archivage numérique conforme aux règles RGPD D. Coordination du parcours · Gestion de patients · Coordination avec : médecine de ville, structures de rééducation, psychologues, autres spécialités. E. Qualité et gestion des risques · Application des procédures institutionnelles · Signalement des événements indésirables · Contribution à la démarche qualité MISSIONS SECONDAIRES Commande des fournitures Tenue du dossier médical papier quand il existe encore (HDJ oui : chimio, transfu etc) MISSIONS EXCEPTIONNELLES liées ou non à la spécialité Remplacement ou renfort au sein du secrétariat HORAIRES ET QUOTITE DE TRAVAIL Type de contrat : CDD Stagiairisation Mutation Détachement - Titularisation Conformément à la chartre de travail du GHNE : 37 h 30 /semaine selon la règlementation en vigueur 7 h 40 / jour en journée continue du lundi au vendredi COMPETENCES ATTENDUE Savoirs · Organisation d'un HDJ · Terminologie liée à la spécialité · Maîtrise de DxCare / OUTLOOK · DOCTOLIB / LIFEN · Secret médical et discrétion professionnelle Savoir-faire · Organisation de plannings · Gestion des patients chroniques · Coordination pluridisciplinaire Savoir-être · Empathie (patients douloureux chroniques) · Discrétion · Rigueur et sens de l'organisation · Capacité à travailler en collaboration · Capacité à gérer les situations d'urgence · Capacité d'écoute · Sens des responsabilités · Ponctualité CARACTERISTIQUES DU PROFIL Diplôme d'Assistante Médico-Administrative Baccalauréat F8 ou ST2S BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat CAPACITES REQUISES Capacité à travailler en collaboration => esprit d'équipe Rigueur et sens de l'organisation Capacité à gérer les situations d'urgence Capacité d'écoute Sens des responsabilités Ponctualité Vous bénéficierez : D'un accompagnement à votre arrivée De formation D'évolutions professionnelles (commissions ? concours) Parking gratuit Crèche hospitalière sur site Une cafétéria, un self Moyens de transport Bus ; Métro (ligne M18) : ouverture de la ligne en novembre 2026 ; Co-voiturage Vous êtes dynamique, motivé(e), envie de diversifier et enrichir votre expérience professionnelle, rejoignez-nous. Les candidatures (lettre de motivation et C.V.) seront adressées à Mme MAISON Sylvie s.maison@ghne.fr ou à Mme Emmeline JOLY e.joly@ghne.fr
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