Assistante du directeur général des services - communauté d'agglomération plaine vallée

Vos missions en quelques mots Au sein de la Direction Générale, vous assurez un appui quotidien aux DGS afin de garantir le bon fonctionnement et la qualité des activités de la direction. Vous aurez en charge la gestion de l’agenda, le suivi des dossiers, la coordination des informations ainsi que la préparation et le suivi des instances et des décisions. - Garantir le bon fonctionnement et la continuité du secrétariat du Directeur général des services - Piloter et organiser l’agenda du DGS en optimisant la gestion des priorités et l’arbitrage des rendez-vous - Coordonner la préparation, l’organisation et le suivi des réunions internes en lien avec les services, et en assurer la qualité des dossiers supports - Faciliter les échanges entre le Cabinet du Maire/Président, la Direction générale, les services de l’agglomération, les partenaires et les instances extérieures, afin d’assurer une parfaite fluidité de l’information et des agendas - Assurer la gestion, le suivi et la traçabilité du courrier entrant et sortant - Contribuer à la préparation et à la sécurisation des dossiers stratégiques du DGS et du Président, en lien étroit avec les services concernés - Participer activement aux commissions consultatives (en fin de journée ou en soirée) et en assurer le secrétariat (convocations, organisation, comptes rendus) - Prendre part aux séances du conseil communautaire (1 fois par mois) et en garantir le bon suivi administratif Profil recherché Savoir-être et compétences attendus : - Maitrise du pack office, - Connaissance du fonctionnement des collectivités locales, - Faire preuve de ponctualité, de disponibilité et de réactivité, avec une présentation soignée adaptée à un environnement professionnel. - Savoir identifier, analyser et hiérarchiser les urgences afin de gérer efficacement les priorités. - Disposer de bonnes capacités d’organisation, d’un esprit d’initiative et d’un sens affirmé du travail en équipe. - Qualités relationnelles et un sens aigu de la communication, notamment avec les élus, les directions et les partenaires externes. - Respecter strictement les obligations de discrétion, de loyauté et de confidentialité. - Faire preuve de dynamisme et d’un état d’esprit positif, favorisant un environnement de travail constructif.