Contexte du recrutement et définition de poste
Au sein de la Direction de l'Education, le service « Travaux » recueille les demandes d’interventions nécessaires dans les écoles maternelles et élémentaires publiques de la Ville de Nice. Il programme les travaux à réaliser, assure le suivi des opérations de travaux effectuées par des prestataires extérieurs et gère en régie les travaux de maintenance.
Vous serez en charge de la création et/ou du traitement des demandes d'intervention des écoles sur le logiciel dédié, du suivi des interventions ainsi que de l'exécution de certaines tâches administratives.
Vos missions principales seront :
* Le traitement des mails :
- vous effectuerez une relecture rapide des mails et identifierez les urgences (création des fiches d’intervention),
- vous réaffecterez les demandes non concernées par le service et assurerez leur suivi (travaux en régie / externalisés).
* Le traitement des autres demandes :
- vous saisirez les informations nécessaires dans l’outil dédié et imprimerez les fiches d’intervention,
- vous répondrez aux demandes formulées par les écoles,
- vous classerez les dossiers dans les espaces de stockage dédiés à la messagerie
* Le traitement des demandes formulées via le logiciel interne :
- vous visualiserez les demandes en attente,
- vous vérifierez l’existence de demandes similaires dans l’outil dédié,
- vous compléterez les informations nécessaires (ou refuserez selon les cas) et réaffecterez les demandes si besoin.
* La réception des appels téléphonique pour le traitement des urgences :
- vous créerez la fiche d'intervention sur le logiciel dédié et la transmettrez au responsable d'unité concerné,
- vous renseignerez les différents interlocuteurs sur le suivi des demandes.
* Le traitement des fiches journalières :
- vous pointerez et suivrez les fiches journalières des agents de chaque unité,
- vous saisirez les fiches journalières dans le logiciel métier.
Vos missions secondaires seront :
- vous tiendrez à jour les tableaux de suivi (intempéries, prestataires, etc...),
- vous classerez et archiverez les documents,
- vous préparerez les réponses liées au suivi des interventions pour les divers correspondants,
- vous assurerez la suppléance pour la tenue des statistiques du service.
Conditions de travail :
- Cycle de travail : 37h30 heures sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite)
- NBI : NON
- Groupe RIFSEEP : 5
- Accès Tram T2/T3 : Arrêt "Parc Phoenix" ou "Arénas"
- Possibilité de stationnement gratuit : NON
- Temps partiel possible : NON
- Accessibilité PMR : OUI
- Travail en open-space : OUI
- Télétravail : OUI
NOUS REJOINDRE – NOS ATOUTS
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT) 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés.
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d’Azur et SNCF) et forfait mobilités durables.
- Avantages du comité d’œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d’achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions…
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif.
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains.
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine.
- Formations et perspectives d’évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
Profil recherché
Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière administrative.
Domaine de diplôme : Diplôme de niveau BEP/CAP ou BAC à BAC en secrétariat ou gestion administrative.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité publique ou établissement public.
Compétences :
- vous savez recueillir et insérer des données dans la base existante,
- vous maîtrisez les techniques de secrétariat,
- vous connaissez l'organisation fonctionnelle de la collectivité,
- vous maîtriser l'utilisation de l'outil informatique et des logiciels standards et/ou métier.
Qualités recherchées :
- vous êtes organisé, méthodique et rigoureux,
- vous êtes rapide d'exécution,
- vous savez gérez les urgences,
- vous savez travailler en équipe.
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