L'Énap est un établissement public à caractère administratif placé sous la tutelle du garde des Sceaux, ministre de la Justice. Il assure la formation initiale de l'ensemble des personnels de l'administration pénitentiaire et une partie de leur formation continue. Il dispose d'un service de recherche et de documentation spécialisée et participe à l'activité internationale de la direction de l'administration pénitentiaire.
L'Énap est administrée par un Conseil d'Administration et dirigée par un directeur. Elle est organisée en directions : la Direction de la Formation, la Direction de la Recherche et de la Diffusion, le Secrétariat Général.
1) Les activités du service
L'unité frais de déplacement-billetterie est rattachée au département des services financiers au sein du secrétariat général. Elle se compose de deux services :
- le service des frais de déplacement, chargé du traitement des états de frais inhérents aux multiples déplacements et stages des élèves et stagiaire que l'Ecole accueille en formation initiale, d'adaptation ou continue, des personnels permanents et intervenants des services déconcentrés.
- le service billetterie, chargé de procéder à la réservation des billets de transport et des hébergements, dans le respect de la politique missions/déplacements de l'Ecole.
2) Description du poste
Vos activités principales
Phase 1 - Information et réglementation :
préparation du dossier d'accueil des différents publics
- accueil physique et téléphonique des différents publics (délégués de groupe, formateurs des établissements de l'administration pénitentiaire, personnels permanents de l'ENAP, tuteurs de stages des élèves effectuant des stages hors institution)
- gestion des courriels et réponses aux agents (rotation journalière au sein de l'équipe)
- transmission des informations auprès du service billetterie
Phase 2 - Préparation des dossiers, calcul et mise en paiement :
- relance des agents ou des établissements dès la fin du stage pour la promotion concernée
- préparation et saisie des démarches d'avance d'indemnités transmise par l'unité de formation
- vérification des pièces et préparation du calcul des états de frais de déplacement : transport, indemnités de stage ou de mission conformément à la réglementation
- saisie des dossiers sur le logiciel de gestion financière des déplacements (GFD)
- import des missions et des agents par le biais de l'application interne VIOLETTE
- travail en binômage pour la saisie et le contrôle des dossiers
- mandatement et mise en paiement
- classements des différentes pièces rattachées à chaque groupe ou promotion
- gestion des pièces et dossiers sous format numérique
Activités complémentaires :
- participation aux interventions auprès des promotions nouvellement arrivées
- lorsque l'activité du service l'exige (périodes creuses et conditions exceptionnelles), une entraide est sollicitée entre les agents des deux services
3) Informations complémentaires
Organisation de travail :
Temps complet avec charte permettant de bénéficier des RTT
Télétravail possible selon la charge et l'activité du service
Accueil du public les matins
Restauration :
Restaurant administratif sur le campus
Accessibilité en transport / Parking :
Parking du personnel et arrêt de bus devant le campus
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