RESPONSABILITÉS :
Mission :
Assurer l'assistanat de la Direction Data & Technologies, en soutien à l'assistante de direction de la DDT.
Activités principales :
1/ Gérer l'assistanat :
- Assurer la prise de rendez-vous, la gestion des agendas des directeurs adjoints de la DDT.
- Gérer le suivi des dossiers : réaliser le traitement administratif des dossiers et la transmission des informations au sein du Codir DDT et auprès des salarié.es.
- Participer à l'organisation des différentes manifestations (logistique) et réunions de la DDT tant en interne qu'en externe : séminaire, COMAN DDT, Codir, réunions diverses et suivi.
- Effectuer le workflow des demandes d'intervention.
- Assurer l'intérim de l'assistante de direction en cas d'absence.
- Dans une moindre mesure, assurer l'accueil téléphonique et/ou physique, la gestion des courriers, le classement, l'archivage.
2/ Instruire des dossiers spécifiques de son entité
- Gérer les diverses demandes d'aide des managers (une quarantaine) de la direction et des équipes, comprenant :
- Recherche de disponibilité et réservation des salles de réunions pour les équipes de la DDT (managers, tribus.)
- Commande, réception et stockage de fournitures, calendriers, agendas.
- Suivi des demandes de missions/déplacements, ainsi que des notes de frais
- Effectuer et suivre les demandes d'intervention
- Assurer l'accueil téléphonique et/ou physique
3/ Gérer les listes de diffusions internes et prestataires.
PROFIL RECHERCHÉ :
Profil
Qualifications, diplômes, expérience :
Formation supérieure (Bac + 2/3) dans le domaine de l'assistanat et de la gestion administrative ou parcours professionnel admis en équivalence.
Compétences :
- Maitrise des techniques de secrétariat ;
- Maitrise des outils bureautiques ;
- Maîtrise du français (orthographe, grammaire, conjugaison, syntaxe.) ;
- Connaissance des procédures budgétaires.
Aptitudes :
- Confidentialité
- Organisation, méthode et rigueur
- Capacité à travailler en équipe ;
- Capacité rédactionnelle
- Réactivité
- Sens du contact
- Disponibilité
- Diplomatie
- Expression aisée et fluide
Experience: Débutant accepté
Qualification: Agent de maîtrise
EPIC créé en 1975, l'INA est chargé de conserver, de valoriser et de transmettre le patrimoine audiovisuel français. Premier centre d'archives numérisées au monde avec plus de 3 millions et demi d'heures de télévision et de radio auxquelles s'ajoutent chaque année 800 000 heures au titre du dépôt légal, l'INA compte environ 1 000 salariés.
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