L'Assistant(e) de Gestion est chargé(e) du traitement des dossiers et des factures enrespectant les délais et les procédures (tout dispositif et portefeuille confondu) selon lesobjectifs et la répartition définie.
Il(Elle) contribue en ce sens à l'amélioration de la satisfaction clients et au renforcement des activités opérationnelles en lien avec les objectifs de la COM.
Il(elle) est placé(e) sous la responsabilité du Responsable de Production ou du Directeur Régional (en l'absence de Responsable de Production).
Il(elle) est placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du Responsable de Production ou du Directeur Régional (en l'absence de Responsable de Production).
Assurer le traitement administratif et financier des dossiers de formation :
Traiter les demandes de financements des dossiers de formation, instruire et engager les dossiers, y compris ceux de l'apprentissage, selon la répartition de la charge de travail effectuée par le Responsable de Production, Respecter les délais d'instruction et de paiement, Appliquer les process, procédures et modes opératoires des activités de production, Respecter les règles et critères de prise en charge de Constructys et des co -financeurs, Traiter les demandes de remboursement et les factures des prestataires de formation(contrôle de cohérence, génération de factures, etc.), Assurer la mise en conformité des dossiers, Être en contact avec les entreprises et les prestataires concernant des questions administratives simples (relances de dossiers, sollicitation de pièces complémentaires,.) : mails ou appels sortants, Se tenir à jour de l'évolution des procédures
Réaliser pour une durée déterminée et à la demande de la Direction Générale, en cas de nécessité impérieuse ou d'intérêt général, des activités spécifiques permettant de garantir la continuité des missions essentielles de l'OPCO.
Description de l'emploi - Statut de l'emploi :
Condition d'accès :
- Niveau BAC minimum
- Expérience en gestion administrative et instruction de dossiers
- Maîtrise des outils bureautiques
- Accès et évolution dans l'emploi - Parcours d'évolution :
- Assistant de Formation
- Chargé de mission Production
- Téléconseiller
- Accès et évolution dans l'emploi - Tendances clés :
L'harmonisation des pratiques d'instruction et d'engagement tout dispositif
La dématérialisation des dossiers et l'automatisation des processus dans le cadre d'une recherche d'efficience de l'activité de production (ex : automatisation du paiement de la première échéance, contrôle des dossiers et des paiements réalisés par l'automatisation)
La mutualisation des activités de production selon la disponibilité des ressources et la tension des flux
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