Nous recherchons un.e assistant.e administratif.ve dans le cadre d'un CDD de remplacement pour une durée de 4 mois, éventuellement renouvelable, 17h20 par semaine.
Missions de :
- Accueil de premier niveau des familles
- Assistance administrative du service
- Participation à la gestion des présences d'enfants notamment pour les accueils occasionnels
Activités
ACCUEIL DE PREMIER NIVEAU EN EAJE
- Accueillir les parents et les enfants à l'entrée de la structure : prise d'information et transmission à l'équipe de direction et de terrain en cas d'absence ou d'indisponibilité, notification des arrivées précoces / retards demandés par la famille, orientation des parents en recherche de mode de garde vers le PIF Petite enfance ou le RAM
- Accueil téléphonique : renseignements et réorientation vers les interlocuteurs pertinents (direction des structures, PIF voire responsable Petite enfance), prise de rendez-vous des familles avec l'équipe de direction
- Vérification de l'utilisation par les familles des systèmes de pointage automatisés en début et fin de journée, avec les membres de l'équipe de direction
- Participation à la gestion des accueils occasionnels : relance téléphonique, suivi des coupons des familles demandeuses
ASSISTANCE ADMINISTRATIVE DU SERVICE
- Création et suivi des dossiers « enfant »
- Vérification des pointages avant facturation
- Gestion du planning trimestriel de présence des enfants
- Saisie des dossiers et contrats des familles sur CONCERTO
- Mise à jour des dossiers familles 2 fois par an pour reconduction des contrats janvier et fin août
- Réactualisation des données en cas de changements (nouvelle année fiscale pour les tarifs, naissance, date de validité des assurances, fin de contrats)
- Classement des documents fournis par les familles et transmission à l'équipe des documents relatifs à l'accueil du nouvel enfant (fiche d'adaptation, fiche de liaison, fiches des répondants)
- Édition et transmission des plannings quotidiens de présence des enfants
- Appui aux équipes de direction pour la commande de repas avec le prestataire
- Saisie de bons de commandes (restauration, hygiène/entretien et papeterie)
- Suivi et réception des commandes
- Gestion des plannings d'occupation de bureaux en fonction des besoins
- Archivage des dossiers de la crèche
- Confection d'affichages pour transmission d'informations aux familles
- Préparation des documents essentiels au regroupement sur le multi-accueil Louise Michel et saisie des familles en demandant l'inscription
- Saisie et suivi des consommations de couches (tableur excel)
SECRÉTARIAT
- Prise de rendez-vous / gestion des agendas
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Création de documents (courriers, .),
- Contribution aux processus d'archivage des dossiers
Compétences requises
Savoirs : Connaissance des modes de gardes sur la commune
Connaissance sur les équipements petite enfance de la commune
Savoir-faire : Vraie appétence pour le travail au quotidien sur les logiciels
Maîtrise du logiciel OPUS CONCERTO
Savoir-être : Patience, Diplomatie, Discrétion, Adaptabilité, Anticipation
Réactivité pour gérer l'urgence et l'imprévu, Travail en équipe
Positionnement
Liens hiérarchiques : sous l'autorité de la directrice de l'EAJE (n+1) et de la responsable Petite Enfance (n+2)
Liens fonctionnels : coordination déléguée petite enfance, équipes de direction des EAJE, responsable du relais petite enfance, familles (suivi contrat, gestion des accueils occasionnels), prestataire restauration
Particularités (contraintes/difficultés ou autres.) :
Certaines périodes de congés imposés
Participation aux journées pédagogiques du service et de la structure selon les thématiques abordées
Réunion d'équipe environ 6 fois /an en soirée
Confidentialité et neutralité dans les rapports aux familles du territoire
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