Vos missions en quelques mots Vous assurez, sous l’autorité du bureau des représentations, le secrétariat d’un membre de l'exécutif Missions de secrétariat La gestion des agendas permet d’organiser efficacement le temps de travail. L’organisation de réunions et de rendez-vous inclut la préparation de dossiers et la prise de notes. La gestion des appels téléphoniques et les missions d’accueil assurent une communication fluide. La gestion des déplacements garantit une bonne organisation des missions extérieures. Gestion du courrier La gestion des courriers et des courriels est réalisée via le logiciel Elise. La rédaction de courriers et de comptes rendus est essentielle pour le suivi administratif. Le suivi des parapheurs, le classement et l’archivage assurent une bonne organisation des documents. Préparation des réunions et séances Le suivi des rapports (CR, CP, commissions thématiques) et des visas est indispensable. La constitution des dossiers pour l’élu(e) permet une bonne préparation des réunions. La gestion des mandats spéciaux et des présences facilite le suivi administratif. MISSIONS SECONDAIRES La gestion des fichiers électroniques permet d’assurer un stockage organisé. La gestion des fichiers contacts respecte les règles du RGPD. Missions diverses Les recherches documentaires et le suivi de l’actualité soutiennent la délégation de l’élu. L’accompagnement des stagiaires contribue à leur formation et à leur intégration. Profil recherché Une formation en secrétariat avec une bonne maîtrise des outils bureautiques comme le Pack Office et des outils de communication tels que Teams. La connaissance du fonctionnement de la collectivité régionale est essentielle pour comprendre l’environnement professionnel. La maîtrise des principes rédactionnels est nécessaire pour rédiger des notes, des comptes rendus et des courriers, notamment avec le logiciel Elise. Vous maîtrisez les procédures administratives. La connaissance de l’environnement public et du fonctionnement des collectivités territoriales est indispensable. Vous avez une bonne organisation et gestion du temps permettent d’optimiser le travail quotidien. Savoir organiser, gérer et anticiper permet d’être efficace dans ses missions. Vous avez une bonne capacité à vous adapter au changement dans un environnement dynamique. Il est important de faire preuve de fiabilité et de discrétion dans le traitement des informations. Vous garantissez la confidentialité des informations traitées. Vous faites preuve de réactivité permet de gérer les urgences efficacement. Une connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et du travail avec des élus est fortement appréciée.
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