Assistant de direction (f/h)

Meent accompagne Hellfest Productions dans le recrutement d’un(e) Assistant(e) de Direction en CDI.

Depuis 2006, le Hellfest s’est hissé parmi les plus grands festivals de musiques extrêmes d’Europe (47 M€ de budget, une trentaine de salariés permanents). Chaque année à Clisson, des milliers de passionnés se rassemblent autour d’une programmation internationale unique, faisant du Hellfest un rendez-vous incontournable du paysage culturel français.

Avec une identité forte, une communauté mondiale fidèle et une organisation en constante évolution, Hellfest Productions poursuit son expansion et prépare de nouveaux horizons.

Pour accompagner sa Direction Générale dans sa relation avec les interlocuteurs internes et externes, l’organisation recherche un profil d’Assistant(e) de Direction expérimenté. Il s’agit d’une création de poste.

Rôle

Vous allégez le quotidien de la Direction Générale pour lui permettre de se concentrer sur ses fonctions stratégiques. Dans un environnement où les sollicitations sont nombreuses et hétérogènes, vous agissez comme une interface de confiance et un(e) facilitateur(rice) au cœur de l'organisation du festival. Votre rôle est crucial pour optimiser son temps et gérer les priorités dans un contexte de développement de nouveaux projets.


Assistanat de Direction

* Maîtriser et optimiser un agenda complexe en arbitrant les priorités et en anticipant les conflits de planning ;
* Organiser et préparer les réunions (réservation de salles, invitations des participants, préparation des dossiers supports) ;
* Assurer le suivi des échéances et relancer les interlocuteurs internes ou externes pour garantir la remise des livrables à temps ;
* Prendre des notes et rédiger les comptes-rendus de réunions stratégiques.

Office Management

* Traiter, classer et archiver les documents administratifs et contractuels (physique et numérique) pour assurer la traçabilité de l'information ;
* Gérer les notes de frais et le suivi des dépenses de la direction en lien avec le service comptable ;
* Préparer les supports de communication (présentations PowerPoint, notes de synthèse, tableaux de suivi Excel) ;
* Veiller à la bonne tenue de l'environnement de travail et gérer les commandes de fournitures spécifiques pour la direction.

Logistique

* Organiser de A à Z les déplacements professionnels (vols, trains, hôtels, transferts) avec une gestion fine des préférences et des contraintes budgétaires ;
* Gérer les formalités administratives liées aux déplacements et s'assurer de la validité des documents ;
* Faire preuve d'une réactivité immédiate pour gérer les aléas de transport et trouver des solutions de repli (modifications de dernière minute, grèves, annulations) ;
* Organiser les déjeuners et dîners d'affaires (réservations, plans de table).

Communication (en lien avec le pôle communication)

* Filtrer et traiter les appels téléphoniques et les emails en assurant un premier niveau de réponse pertinent et immédiat ;
* Rédiger des courriers et correspondances en français et en anglais avec une orthographe irréprochable ;
* Accueillir les visiteurs, partenaires et VIPs avec les standards de professionnalisme requis ;
* Assurer une confidentialité absolue sur l'ensemble des données privées traitées.

Communication interne (en lien avec le pôle administratif)

* Relayer dans les deux sens : faire remonter les questionnements et alertes des équipes, et relayer les messages de la Direction avec clarté et discernement ;
* Fluidifier la circulation transversale de l'information entre les différents pôles du festival : réceptionner, filtrer, retransmettre ;
* Contribuer, en collaboration avec le pôle administratif à l’organisation et au suivi des temps d’échange internes (réunions, points collectifs, bilans), et à la cohérence des messages diffusés via les différents outils ;
* Faire preuve d’écoute, de sang-froid et de discernement face à des informations parfois sensibles, pour éviter les malentendus et limiter les rumeurs.

En exploitation

* Assurer une présence sur le terrain pour gérer l'agenda de la Direction Générale en temps réel au cœur de l'événement ;
* Coordonner l'accueil et le parcours des invités personnels de la Direction Générale (logistique, accréditations, accès loges) ;
* Gérer les urgences et imprévus logistiques avec sang-froid dans un environnement à forte pression.

Dans ce périmètre, il vous revient de proposer des outils simples et efficaces ou de savoir composer avec l’existant et de le faire évoluer.


Formation et expériences

* Formation supérieure (Bac+2 à Bac+5) ;
* Expérience confirmée (minimum 5 à 10 ans) sur une fonction similaire auprès d'un dirigeant de haut niveau ;
* Parcours idéalement réalisé dans l'univers de l'Entertainment, des médias, de l'événementiel ou dans un environnement exigeant ;
* Affinités fortes avec le secteur : festival, musique, événementiel.

Savoir-être

* Discrétion absolue et intégrité : vous êtes une personne de confiance totale ;
* Résistance au stress et flexibilité : capacité à absorber les pics d'activité et les horaires décalés propres à l'événementiel ;
* Débrouillardise et autonomie : aptitude à trouver des solutions sans supervision constante ;
* Intelligence relationnelle et qualité d’écoute : savoir s'adapter à des interlocuteurs variés (institutionnels, artistes, équipes techniques, bénévoles) et se positionner dans l’équipe ;
* Adhésion à la culture Hellfest : comprendre les codes du festival tout en maintenant une posture professionnelle.

Savoir-faire

* Anglais courant impératif (écrit et oral) : capacité à échanger quotidiennement avec des agents et partenaires internationaux ;
* Maîtrise avancée du Pack Office (Outlook, Excel, PowerPoint) et des outils collaboratifs ;
* Excellente connaissance des pratiques et acteurs qui composent l’environnement (partenaires, prestataires, commercialisation, sociétés civiles) pour être opérationnel(le) immédiatement ;
* Excellentes capacités rédactionnelles (syntaxe, orthographe, esprit de synthèse).

* Type de contrat : CDI temps plein
* Lieu : Clisson (44)
* Début du contrat : Février/Mars 2026
* Rémunération : Selon profil & expérience

À la recherche de tous les talents, Meent s’engage en faveur de l’égalité. Toutes les candidatures seront examinées sans considération de couleur, religion, sexe, âge, pays d’origine, handicap, ou données génétiques.