Vos missions
Organisation de l'agenda de la DGA et de son adjoint.
Organisation et préparation des réunions internes et externes (planification et logistique), ainsi que des déplacements (planification, réservation, gestion des frais).
Préparation des dossiers de réunion ou de déplacement.
Secrétariat
Dispatcher et classer les courriers y compris dans le système d'information. Accueillir physiquement et téléphoniquement les visiteurs de la DGa et de son adjoint.
Coordonner l'activité de secrétariat avec les autres assistant(e)s du pôle, et contribuer à la continuité de service des secrétariats.
Rédiger et mettre en forme les courriers. Appuyer la MAPPT en termes de secrétariat.
Contribution aux activités transversales du pôle
Exercer les fonctions de référent(e) Tempo.
Assurer l'actualisation des contacts de la DGA (notamment les exécutifs des établissements). Programmer et assurer la bonne réalisation du parcours d'accueil des nouveaux collègues
Contribuer ponctuellement aux opérations de classement et d'archivage, rédiger les processus interne de secrétariat avec la MAPPT, tenir à jour l'organigramme du pôle.
> Votre profil
- Maîtrise des différentes techniques de secrétariat. Maîtrise des procédures administratives et connaissance du fonctionnement des partenaires du pôle.
- Maîtrise des techniques d'accueil.
- Connaissance des règles liées au classement et à l'archivage.
- Maîtrise des logiciels de bureautique et d'internet, maîtrise des règles de l'expression orale et écrite.
- Connaissance de l'organisation et de l'activité des services et du fonctionnement global de l'institution.
- Aisance relationnelle, capacité à travailler en équipe et discrétion.
- Autonomie et sens de l'initiative, réactivité.
- Gestion des enjeux et des priorités.
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