En tant qu'Office Manager, vous jouerez un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de notre entreprise. Vous serez responsable de la coordination et de la gestion de diverses tâches administratives et opérationnelles pour soutenir efficacement nos activités. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la direction et les équipes pour garantir un environnement de travail efficace et professionnel.
Responsabilités principales : - Assurer la gestion efficace des tâches administratives quotidiennes, y compris la gestion des appels téléphoniques, la gestion du courrier et la coordination des agendas.
- Superviser les installations de bureau, y compris la gestion des fournitures de bureau, la maintenance des équipements et la coordination des besoins en matière de logistique.
- Planifier et coordonner les réunions, y compris la réservation de salles de réunion, la préparation de l'ordre du jour et la prise de notes lors des réunions.
- Fournir un soutien administratif à la direction et aux équipes, y compris la préparation de documents,
la gestion des bases de données et la préparation de rapports.
- Organiser les déplacements professionnels, y compris la réservation de vols, d'hébergement et de
transport, et assurer une logistique sans faille pour les déplacements.
- Faciliter la communication interne en relayant les informations importantes, en diffusant les politiques
de l'entreprise et en aidant à maintenir un environnement de travail collaboratif.
- Gérer les relations avec les fournisseurs externes, y compris la négociation des contrats, le suivi des
factures et la résolution des problèmes éventuels.
- Organiser et maintenir les dossiers et les documents de l'entreprise de manière sécurisée et accessible.
- Gestion de la flotte automobile avec Ayvens et Fraikin, suivi et gestion des cartes carburant.
- Gestion des notes de frais
- Gestion et suivi des achats par CB (Imputation sur le logiciel)
- Gestion et prise en charge des clients
Compétences requises :
- Excellentes compétences en communication verbale et écrite.
- Capacité à gérer plusieurs tâches et à respecter les délais.
- Maîtrise des outils informatiques et logiciels de bureautique.
- Sens de l'organisation et souci du détail.
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Capacité à résoudre les problèmes de manière efficace et proactive.
Formation et expérience :
- Diplôme en administration, en secrétariat ou dans un domaine connexe.
- Expérience préalable dans un rôle similaire est préférable.
- Une maîtrise parfaite de l'anglais et d'autres langues étrangères peut être un atout.
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