Secretaire (h/f)

L'APAJH 43 recrute pour le SSESD de Brives Charenssac un(e) Secrétaire.

Conditions :
- Poste à pourvoir immédiatement jusqu'au 24 novembre 2025
- Rattachement hiérarchique : Cheffe de service et directeur du Pôle Enfant
- Poste basé sur le service du SSESD de Brives Charenssac
- Horaires de travail : 35 heures / semaine, présence en journée du lundi au vendredi de 8h à 12h et de 14h à 17h.
- Convention Collective 1966, grille agent administratif principal

Mission Principale :
Assurer la bonne gestion administrative et comptable du SSESD sous la responsabilité hiérarchique de la cheffe de service et du directeur du Pôle Enfant. Lien fonctionnel avec l'Adjointe de direction en charge des RH, et la responsable de la gestion financière du siège.

Activités principales :
*Accueil : Téléphonique et physique des enfants et des familles, visiteurs, professionnels et toutes personnes s'adressant au service.

*Secrétariat :
- Contribuer à la bonne gestion des documents entrants et sortants
- Enregistrer et ventiler le courrier reçu
- Gérer les courriers sortants internes
- Gérer les dossiers des enfants (Vivality et dossier papier) et des salariés
- Mettre en forme les courriers et documents : Mettre en forme et rédiger sur Word, Excel les divers documents : préparation des projets des enfants, comptes-rendus, rapports, courriers, contrats de travail.

*Assurer les activités suivantes pour l'organisation courante :
- Gérer le standard téléphonique, les messages téléphoniques, et l'accueil des visiteurs des intervenants, les mails.
- Classer et archiver les divers documents.
- Inscrire les salariés aux formations diverses
- Pointer l'état trimestriel pour envoyer à la CPAM.
- Faire le lien avec les organismes de nettoyage (locaux et véhicules).
- Prendre les rendez-vous pour les véhicules.

*Comptabilité :
- Préparer et enregistrer des factures comptables en lien fonctionnel avec le service comptabilité du siège.

COMPETENCES REQUISES SUR LE POSTE :
- Le poste demande une capacité d'initiative, d'anticipation et d'autonomie.
- Connaitre les principes fondamentaux de secrétariat

*Les savoir-faire :
- Savoir utiliser les différents logiciels de bureautique (Excel, Word, Internet Explorer).
- Savoir chercher l'information et la mettre en application
- Savoir être rigoureux et méthodique, disponible
- Aptitude à travailler en équipe pluridisciplinaire

*Les savoir-être :
- Organisé(e) et méthodique
- Savoir respecter la confidentialité
- Savoir gérer le stress et être réactif
- Savoir prendre des initiatives et se fixer des priorités