Assistant-e en gestion de la scolarité et vie étudiante (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Sous l'autorité de la responsable du service scolarité de l'IUT de Lille, l'adjoint-e à la cheffe du service scolarité :
- Met en œuvre les dispositifs et procédures de gestion des candidatures et des inscriptions administratives des étudiants en lien avec la responsable du service :
- Coordonne l'accueil, le suivi et l'accompagnement de l'usager de la candidature à la délivrance du diplôme
- Favorise le développement de la vie étudiante et l'aide à la réussite
- Assure la coordination et la gestion du service scolarité et vie étudiante
Activités principales et associées :
- Assurer le paramétrage de l'offre de formation sur Parcoursup et eCandidat en lien avec la direction, le rectorat et les chefs de département ;
- Coordonner et réaliser la gestion des inscriptions dans APOGEE
- Relayer les informations relatives au domaine de la scolarité et vie étudiante et travailler en collaboration avec les services concernés de l'Université ;
- Gérer et suivre les différentes campagnes via les outils de gestion : campagne de candidatures (Etudes en France, eCandidat,
Parcoursup), d'inscriptions (Apogee,Transfert), de réorientation (MIA,RéoSUAIO)
- Coordonner la gestion du dossier administratif des étudiants et la mise à jour de leur dossier tout au long de l'année (délivrance
du certificat scolarité, CMS, attestations, demande de transfert,remboursement)
- Contrôler le suivi administratif des étudiants pour les différents jurys
- Préparer les documents pour les différentes commissions, conseils et jurys
- Aider à la préparation des jurys d'admission
- Réaliser les diverses enquêtes et statistiques du service et produire des tableaux de bord
- Favoriser les initiatives étudiantes, par la diffusion d'informations, les mises en relations des différentes associations étudiantes,
l'aide aux associations et le soutien aux projets des étudiants
- Manager et animer une équipe
- Concevoir, élaborer et gérer les procédures liées à la gestion de la scolarité dans le respect de la réglementation ;
- Participer aux Journées Portes Ouvertes du site pour les missions du service
- Participer et mettre en oeuvre les cérémonies de remises de diplômes
- Assurer la remise et l'archivage des diplômes et duplicatas
- Accueillir, orienter les étudiants vers les structures d'accompagnement et d'aide
- Aider à la mise en oeuvre des évènements organisés par les étudiants (mise à disposition de matériel, denrées)
- Accompagner les BDE, associations étudiantes en collaboration avec la chargée de mission vie étudiante

PROFIL RECHERCHÉ :

CDD DE 4 MOIS
Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel :
- Connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Connaissance de la réglementation et procédures de la scolarité et de la vie étudiante
- Techniques de management et de conduite du changement
Savoir-faire opérationnels :
Maîtriser l'environnement bureautique et les outils informatiques de gestion associés au domaine de la scolarité
Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires
Manager et animer une équipe, gérer les conflits
Être force de proposition
Savoir gérer son activité dans un calendrier et cadre de gestion complexe
Concevoir des tableaux de bord et renseigner des indicateurs
Savoir communiquer
Faire preuve de polyvalence et de capacité d'organisation
Rendre compte efficacement
Savoir-faire comportementaux :
Disponibilité/Ecoute
Rigueur / Fiabilité
Savoir rendre-compte
Sens de la confidentialité
Sens de l'organisation et de la communication
Sens des responsabilités
Savoir travailler en équipe et être méthodique

BAC + 2 minimum dans le domaine de la gestion administrative
Expériences souhaitables en gestion de la scolarité au sein de la Fonction Publique
Niveau anglais (écrit et oral): B1
Disponibilité et amplitude horaire variable en fonction des réunions
Déplacements possibles sur les autres sites de l'IUT (Tourcoing et Villeneuve d'Ascq)