OBJECTIF DU POSTE
Le/la Chargé(e) de gestion clientèle assure la gestion des dossiers clients depuis l'accueil jusqu'à la transmission des résultats et de la facturation. Il/elle constitue le premier point de contact du laboratoire et joue un rôle clé dans la qualité de la relation client, la fiabilité des informations collectées et la sécurisation administrative des dossiers. Le poste s'inscrit dans le processus « Accueil & Réception », dans le respect des exigences qualité du laboratoire (ISO 17025 / COFRAC).Il nécessite organisation, autonomie et capacité à gérer plusieurs sollicitations simultanées (accueil physique, téléphone, courriels, réception d'échantillons).
ACTIVITES PRINCIPALES
Accueil et gestion des demandes clients:
-Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel des clients.
-Constituer le point d'entrée du laboratoire pour les demandes et la réception des échantillons.
-Qualifier les demandes et orienter vers les interlocuteurs techniques appropriés.
-Enregistrer les dossiers et les demandes d'analyses dans le LIMS et assurer la mise à jour des informations clients (création et suivi sous Quadratus).
-Appliquer les procédures d'accueil et de réception (check-list, vérification des informations, conformité des échantillons).
-Veiller à la tenue du registre d'accueil et au respect de la confidentialité.
Vérification administrative et sécurisation des dossiers
Le/la Chargé(e) de gestion clientèle garantit la conformité administrative et financière des dossiers avant leur validation:
-vérifie l'existence du client et les conditions tarifaires applicables
-consulte la situation comptable du client
-propose la création d'un compte extranet pour l'accès aux résultats
-contrôle la complétude des informations administratives et commerciales
-assure l'intégration documentaire (scan, intégration dans le LIMS, archivage).
Aucun dossier ne peut être validé sans vérification administrative et traçabilité documentaire complète.
Collecte et fiabilité des informations techniques
Le poste contribue à la qualité des analyses en assurant la collecte complète et fiable des informations nécessaires.
-vérifie la complétude des données saisies dans le LIMS
-sollicite le Responsable d'Unité ou le Responsable Technique en cas de doute
-facilite les échanges entre clients et équipes techniques afin de limiter les retours ou requalifications de dossiers.
Suivi des demandes clients et support administratif :
-préparation des devis et suivi des validations
-réponse aux demandes d'informations clients
-envoi de duplicatas de résultats et de factures
-suivi et archivage des devis signés et relances si nécessaire
-gestion des réclamations ou demandes spécifiques en coordination avec les équipes concernées
Gestion du courrier, des expéditions et archivage :
-gestion du courrier entrant et sortant
-préparation des expéditions de documents et colis (y compris sous-traitance)
-archivage structuré et sécurisé des dossiers clients et documents liés aux analyses
-réalisation ponctuelle de mailings d'information clients
Contribution à la démarche qualité
- participe à l'amélioration continue du processus « Accueil & Réception », en contribuant au suivi des pratiques et des indicateurs qualité.
Le poste nécessite une présence sur l'amplitude d'ouverture au public du laboratoire : 8h30 - 12h30 / 13h30 - 17h30 du lundi au vendredi.
SAVOIR FAIRE
Maîtrise des outils bureautiques.
Utilisation d'outils de gestion de laboratoire (LIMS).
Connaissance des procédures administratives, de courrier et d'expédition.
Sensibilité aux environnements soumis à exigences qualité (ISO 17025 / COFRAC).
SAVOIR ETRE
-sens du service client et qualité d'accueil
-organisation et gestion multitâches
-rigueur administrative et documentaire
-capacité à prioriser dans un environnement dynamique
-autonomie et esprit d'initiative.
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