Appui à l'organisation quotidienne de la Direction
- Piloter la gestion d'agendas complexes en arbitrant les priorités (rendez-vous, courriers, e-mails, etc.)
- Optimiser l'emploi du temps afin d'améliorer l'efficacité globale des journées
- Organiser les déplacements professionnels (réservations, logistique, suivi des itinéraires)
- Gérer et filtrer les appels entrants en fonction de leur importance
- Accueillir les visiteurs et interlocuteurs lors des rendez-vous
- Assurer l'organisation logistique des réunions et événements récurrents ou ponctuels
- Rédiger et mettre en forme différents documents (notes, comptes rendus, présentations, rapports) et en assurer la diffusion
- Suivre les circuits de validation et de signature des documents
- Gérer les notes de frais jusqu'à leur validation finale
- Accompagner le processus de validation des achats via les outils dédiés
- Veiller à la conformité des documents avant signature (relecture, vérifications juridiques et contractuelles)
- Faciliter la circulation des informations entre la Direction et ses différents interlocuteurs
Structuration des outils et optimisation des méthodes de travail
- Déployer et maintenir des outils de suivi permettant une gestion efficace des projets et des priorités
- Organiser et centraliser les informations afin d'assurer une vision claire et partagée de l'avancement
- Participer à l'amélioration continue des pratiques et des processus internes
- Garantir la traçabilité des décisions et des informations à caractère stratégique
Gestion et pilotage des projets stratégiques
- Traduire les orientations définies par la Direction en plans d'actions structurés et directement exploitables
- Superviser l'avancement des projets prioritaires en garantissant le respect des échéances et des objectifs fixés
- Convertir les informations issues des réunions, échanges écrits ou oraux en actions concrètes et hiérarchisées
- Détecter les éventuels freins à l'avancement et anticiper les risques susceptibles d'impacter les délais
- Assurer la coordination entre les différents interlocuteurs, internes comme externes, impliqués dans les projets
- Préparer des supports synthétiques et opérationnels en amont des instances de décision
- Suivre de manière rigoureuse les décisions prises et les priorités définies par la Direction
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