Assistant administratif et accueil h/f

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Acteur incontournable de la formation professionnelle aux métiers de demain, EUREKA EDUCATION rassemble une vingtaine d'écoles et CFA en France et en Suisse qui dispensent des formations de niveau CAP à Bac +5 aux étudiants (via la formation initiale ou l'alternance) aux salariés et aux demandeurs d'emploi (via la formation continue). Les écoles et CFA du groupe EUREKA EDUCATION forment chaque année près de 35 000 apprenants dans 7 secteurs d'activité à forte employabilité : commerce, informatique et numérique, beauté et bien-être, tourisme, BTP et immobilier, développement durable, santé. Conscient de l'impact sociétal de ses actions de formation, EUREKA EDUCATION fédère ses écoles autour des valeurs d'inclusion, de bien commun et de respect de la planète.

L'IGC Business School est un établissement d'enseignement supérieur d'excellence (Post Bac à Bac +5) spécialisé dans le management, la communication, le marketing et les ressources humaines. À ses côtés, Santélia forme les futur(e)s professionnels des métiers de la santé humaine et animale. Présents à Rennes, Nantes, Angers et Saint-Malo, nous préparons nos étudiants à des certifications professionnelles reconnues, portées par une pédagogie innovante.

MISSION PRINCIPALE

Dans le cadre de son développement, IGC - Formatives recherche un / une Assistant Administratif et Accueil (H/F). Ce poste est à pourvoir en CDI et est basé à Rennes.

L'Assistant(e) Administrative a pour mission de faciliter le bon fonctionnement administratif du centre en assurant un suivi rigoureux des dossiers des apprenants.

En tant que première image renvoyée par l'établissement, il/elle occupe un poste stratégique d'ambassadeur/ambassadrice, étant le premier point de contact physique et téléphonique pour tous les publics du campus.

A. Accueil, Standard et Image de Marque

- Accueil Physique : Assurer un accueil professionnel et dynamique ; identifier, renseigner et orienter les apprenants, formateurs et visiteurs.
- Accueil Téléphonique : Gérer le standard, identifier la nature des demandes pour renseigner directement ou rediriger vers le bon interlocuteur.
- Gestion des flux : Assurer l'ouverture de l'établissement (en rotation) et veiller à l'image irréprochable de l'espace d'accueil.
- Communication numérique : Collecter, classer et traiter les mails entrants pour assurer une circulation efficace de l'information.

B. Gestion Administrative et Vie Scolaire

- Dossiers Apprenants : Vérifier la conformité des pièces (contrats, RI, chartes, info personnelles) et préparer les données pour le SIFA.
- Suivi YPAREO : Mettre à jour les dossiers (trombinoscope, certificats, CVEC) et éditer les attestations diverses.
- Logistique de rentrée et Examens : Gérer les circulaires, les listes d'émargement, les cartes étudiantes et collaborer à l'organisation des examens (plannings, convocations, sujets).
- Suivi des absences : Contrôler les émargements (notamment pour Formaposte) et éditer les relevés mensuels.

C. Administration Générale et Flux Courrier

- Gestion du Courrier : Réceptionner, trier et traiter le courrier entrant ; préparer, affranchir et expédier le courrier sortant.
- Transmission multisites : Assurer la transmission rapide et fiable des courriers et documents administratifs aux différents services internes (direction, pédagogie, comptabilité) ainsi qu'aux différents campus de l'IGC et de Santélia.
- Logistique et Comptabilité : Gérer les remises de chèques, certaines factures fournisseurs, le stock des consommables et les relations avec les prestataires techniques ou d'entretien.

Archivage : Assurer le classement et l'archivage systématique des documents du campus.

Relations fonctionnelles

Internes : Relation avec la direction de campus, les directions générale & pédagogique, l'équipe pédagogique, les équipes d'admissions et relations entreprises (commerciales), communication et marketing, les formateurs, les apprenants, les services comptabilité et RH

Externes : Relation avec les instances officielles (organismes de financement, de régulation et d'accréditation), Groupe Eurêka, Prestataires, Certificateurs partenaires.

PROFIL

Vous êtes titulaire d'une formation de niveau Bac +2 minimum, de type BTS Assistant(e) de direction, BTS GPME, BTS Support à l'action managériale, BTS Secrétariat, ou disposez d'une expérience équivalente.

Vous maîtrisez la Google Suite, Microsoft Office ainsi que l'ERP YPAREO.

Vous faites preuve d'autonomie, d'esprit d'initiative et être capable de hiérarchiser les priorités,

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'écoute, votre discrétion et votre diplomatie. Vous avez une excellente présentation et élocution.

Vous êtes en mesure de gérer des priorités lors des sollicitations simultanées liées à l'accueil et l'administratif.

CE QUE NOUS PROPOSONS

- Temps de travail : 35h
- Type de contrat : CDI

Le Groupe Eureka Education accorde la même considération à toutes les candidatures.