Hôte(sse) d'accueil chargée des affaires générales

La commune de Truyes souhaite recruter un agent pour l'accueil de la mairie à compter du 1er aout 2026.

Cet emploi implique la gestion de diverses tâches administratives et nécessite des qualités de polyvalence, de rigueur et un sens accru du contact.
L'emploi est un temps complet sur 4 jours et 1 samedi matin par mois. Les horaires sont 8h30-12h45 et 13h30-18h00.
La rémunération est basée sur les grilles indiciaires de la fonction publique (Adjoint administratif) complété d'une prime (RIFSEEP).
La commune propose une adhésion au CNAS et une participation financière aux contrats d'assurance de santé et de prévoyance du centre de gestion.

Missions :
- Accueille, oriente et renseigne le public.
- Assure le suivi d'affaires administratives à caractère général
- Représente l'image de la commune auprès des visiteurs
- Oriente et renseigne le public avec précision
- Garant de la présentation des actes et des correspondances de la commune
- Se rend disponible, réactive et rigoureuse auprès des élus

L'accent est mis sur la nécessaire polyvalence de l'agent, sur ses compétences diverses et son adaptabilité. En outre, l'agent est spécialisé au sein de son service pour les missions suivantes :

Affaires générales
- Accueil du public sur place ou par téléphone
- Gestion du courrier

Ouverture, tri, et numérisation du courrier « arrivée »
Numérisation du courrier « Départ »
Gestion de la machine à affranchir
- Affichage réglementaire et informatif
- Travaux de bureautique
- Délivrance de documents administratifs : attestations d'accueil, débits de boisson
- Locations de salles
- Urbanisme : réception et enregistrement des demandes d'autorisation relatives au droit des sols, délivrance de renseignements courants auprès des pétitionnaires
- Gestion des stocks de fournitures et d'imprimés en lien avec son domaine d'activité
- Suivi des réclamations des administrés

Population
- Etat civil
Préparation et rédaction des actes en matière de naissance, légitimation, mariage, décès
Tenue des registres
Etrangers
Gestion du cimetière
Recensement militaire
Suivi des demandes de logement
Aide sociale
Elections

Suivi des travaux de révision de la liste électorale
Organisation matérielle des scrutins

Secrétariat des élus
- Suivi de la planification des réunions et de l'agenda des élus

Réservation des salles de réunion
Envoi des convocations
Fixation des rendez-vous
- Gestion des invitations aux manifestations à caractère exceptionnel (présentation des vœux, journées commémoratives.)

VI) Savoirs, connaissances théoriques

- Connaissance des principes de base de la communication écrite et orale
- Maîtrise de la langue française
- Notions en matière d'organisation administrative
- Connaissance des principes de base en matière de relations entre l'administration et les usagers
- Connaissance de l'instruction générale relative à l'Etat Civil
- Maîtrise des outils internet et de bureautique (Internet Explorer, Outlook Express, Word, Excel.)
- Connaissance approfondie du logiciel Magora (Magnus)
- Notions de base en urbanisme

Qualités requises :
- Contact agréable, qualités humaines : amabilité, disponibilité
- Bonne présentation
- Rigueur, méthode et réactivité
- Capacité à traiter des tâches variées et à passer de l'une à l'autre
- Discrétion professionnelle
- Curiosité pour les nouvelles technologies de l'information et de la communication
- Connaissance de la commune et de ses habitants