Description Située au cœur de la vallée de la Seine à la lisière de l’Île-de-France et aux portes de la Normandie, pivot de l’Axe Paris-Rouen-Le Havre, Mantes-la-Jolie se partage entre un Centre-ville dense économiquement, des espaces résidentiels et des grands ensembles en pleine métamorphose. L’Assistant de Direction H/F a pour mission de soutenir la Direction dans ses tâches administratives, organisationnelles et relationnelles, afin d’assurer la fluidité des activités et le bon fonctionnement de la Direction. Mission Gestion administrative : Préparer, rédiger et mettre en forme les courriers, rapports, comptes rendus et documents divers. Suivre et mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi administratif. Classer et archiver les documents administratifs. Gestion de l’agenda et des réunions : Organiser et planifier les rendez-vous, réunions et déplacements. Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et assurer la prise de notes si nécessaire. Rédiger les comptes rendus et synthèses des réunions. Accueil et relations avec les partenaires : Accueillir et orienter les visiteurs, élus, et partenaires externes. Gérer les appels téléphoniques et les courriels de la Direction. Assurer un lien entre les différents services et interlocuteurs. Organisation et coordination : Coordonner les échanges et la circulation de l’information entre les services. Participer à l’organisation d’événements (séminaires, cérémonies, instances). Soutien au management : Être force de proposition pour améliorer les processus administratifs. Assister la Direction dans les missions transversales liées aux projets de la collectivité. Profile COMPÉTENCES REQUISES : Compétences techniques : Maîtrise des outils bureautiques (suite Microsoft Office, logiciels de gestion spécifiques à la FPT), Excellente capacité de rédaction et d’expression orale, Bonne connaissance des procédures administratives et du fonctionnement des collectivités territoriales, Sensibilité au cadre réglementaire de la FPT. Qualités professionnelles : 1. Organisation et gestion du temps Capacité à prioriser les tâches et à respecter les délais, Gestion efficace d’agendas complexes et de calendriers, Planification et coordination d’événements, réunions, ou déplacements. 2. Polyvalence Adaptabilité face à des missions variées et des changements de priorités, Capacité à jongler entre des responsabilités administratives, organisationnelles, et relationnelles, 3. Discrétion et confidentialité Sens aigu de la confidentialité dans le traitement des informations sensibles liées à la direction ou à la collectivité. 4. Communication Excellentes compétences en communication écrite et orale, Capacité à rédiger des documents, comptes rendus et correspondances de qualité, Aisance relationnelle pour interagir avec des interlocuteurs variés. 5. Proactivité et sens de l’initiative Anticipation des besoins de la direction, Capacité à proposer des solutions et à prendre des initiatives dans l’intérêt de l’organisation. 6. Maîtrise des outils bureautiques Compétences avancées en logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.), Connaissance des outils de gestion de projets ou de collaboration (Teams, SharePoint, etc.). 7. Rigueur et attention aux détails Souci de la qualité et de la précision dans l’exécution des tâches, Capacité à vérifier et à corriger les erreurs pour garantir un travail irréprochable. 8. Gestion du stress et résistance à la pression Capacité à rester calme et efficace dans les situations stressantes ou urgentes, Gestion de charges de travail importantes tout en maintenant la qualité. 9. Sens du service et loyauté Volonté de faciliter le travail de la direction et des équipes, Engagement envers les objectifs et la mission de la Direction et de la collectivité. PROFIL RECHERCHÉ Formation administrative (niveau Bac à Bac2 : BTS Assistant de direction, DUT GEA, etc.). Expérience en assistanat ou en gestion administrative obligatoire, idéalement dans une collectivité. CONDITIONS D’EXERCICE Horaires : Temps plein. Environnement de travail : Bureau, avec utilisation régulière d’outils informatiques et bureautiques. Relations professionnelles : Contact fréquent avec les membres de la Direction Générales et les partenaires externes.
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