Rôle et responsabilités principales
Au sein du pôle HUB du département RH, le/la stagiaire prend part à l’intégration et à la gestion administrative/opérationnelle des collaborateurs expatriés de l’ONG. Il/elle contribue également à la gestion des locaux, des prestataires externes et des aménagements. Il/elle évolue dans un environnement international et dynamique. Il/elle est en lien au quotidien avec les expatriés des pays d’intervention d’Acted ainsi qu’avec les collaborateurs du siège.
Principales responsabilités :
1. Gestion des déplacements liés au cycle du départ des salariés internationaux (réservations d’avion, train ou hôtel, procédures de visa, pick-up à l’aéroport) ou à d’autres voyages contractuels
2. Gestion des déplacements des collaborateurs du siège
3. Organisation des sessions d’intégration des nouvelles recrues à Paris avant départ sur le terrain (tous les 15 jours)
4. Rédaction et classement des Ordres de Mission
5. Rédaction et classement des lettres d’invitation pour soutenir les demandes de visa
6. Tenue et archivage des documents de voyage et dossiers administratifs du HUB
7. Gestion des Services Généraux
8. Gestion des achats pour le siège
9. Appui à la gestion des événements organisés par Acted en lien étroit avec la Direction Générale
Qualifications et compétences requises
10. Formation Bac +4 à Bac +5 (Ecole de Commerce, Science Po ou Université) avec de préférence une spécialisation Logistique, Tourisme ou RH ;
11. Très bon niveau d’anglais oral et écrit ;
12. Dynamisme, volonté de s’investir auprès d’une équipe internationale ;
13. Résistance au stress, adaptabilité et autonomie ;
14. Capacités de planification et d’organisation fortes, rigueur et sens pratique ;
15. Très bon relationnel, goût pour le contact, disponibilité aux membres de l’équipe et aux sollicitations extérieures.
Termes de référence
Pour plus d'informations sur le poste, .
Conditions
16. Compensation mensuelle de 1000€ nets
17. Titres restaurant
18. 50% des titres de transport pris en charge (Pass Navigo)
19. Convention de stage obligatoire
20. Stage de fin d’études idéalement, ou année de césure
21. Pas d’alternance ni de stage alterné
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