Chargé(e) de communication évènementielle h/f

Description de la mission

L’AFM-Téléthon, association de malades et parents de malades, s'appuie depuis toujours sur la parole des familles, portant leur expérience, leur combat quotidien contre les maladies rares, pour contribuer à faire émerger les connaissances sur les maladies, leur prise en charge, la vie quotidienne et les progrès de la recherche.
Au sein du Pôle éditorial de la Direction de la communication, le Responsable éditorial familles a pour mission stratégique d’identifier et d’accompagner les familles dans leur démarche de témoignage.
Dans ce cadre, le service de la communication réseaux évènementiel de la Direction de la communication recherche un :

Chargé(e) de communication évènementielle (H/F)

Poste en CDD 1 an -Temps plein

Basé à Evry


VOS MISSIONS :

1. Pilotage de l’organisation des visites grand public et officielles des laboratoires scientifiques financés par l’AFM-Téléthon (Laboratoires : Généthon, I-Stem, Institut de Myologie)Assurer une planification des visites sans incompatibilités d’agendas d’autres évènements,Coordonner les intervenants, les guides et serre-files, en lien avec les référents des laboratoiresAssurer les accueils et la présentation de l’AFM-Téléthon et la coordination jour J ou permettre les relais par les services demandeurs.Suivre et faire évoluer les supports de présentationParticiper à l’animation du réseau des guides et assurer la valorisation interne /externe des équipes et de l’activité
2. Pilotage de la Fête de la Science dans les laboratoires financés par l’AFM-Téléthon en Ile de France et en ProvinceIdentifier les laboratoires participants et embarquer les équipes des laboratoires et des réseaux locaux pour co-organiser les portes ouvertes en régionCoordonner la promotion des évènements en transversalité avec les services internes concernés et les réseaux locaux AFM-Téléthon co-organisateursCoordonner les invitations et gérer les inscriptions/confirmationsPréparation et gestion jour J sur le site d’Evry AFM -Téléthon et ses laboratoires et coordination avec les réseaux locaux pour les laboratoires en région
3. Organisation et gestion d’événements internes et externes notamment pour les évènements spécifiques aux réseaux scientifiques (colloques, symposiums, afterworks congrès….)Élaboration du cahier des charges / Recherche de sitesConception des plannings et retro-planningsDéfinition des aménagement d’espaces, besoins logistiquesChoix et coordination des prestataires extérieurs (briefing, suivi, bilan, facturation)Organisation et gestion du transport et de l’hébergement, restauration, animation et soirée thématiqueMise en place des outils de communicationCoordination jour J / Management des équipesParticipation à la vie du service et renfort sur certaines activités (rédaction d’actualités pour les supports internes, réunions du personnel, pique-nique estivale….)

Profil

· Expérience de la communication évènementielle tant sur le volet logistique que sur la définition de contenu et la réalisation d’outils, pour de petits et gros évènement, présentiels et hybrides

· La connaissance de l’univers scientifique et des évènements spécifiques est un plus

· Capacité à appréhender les enjeux, les problématiques et les impératifs de la communication

· Excellentes qualités relationnelles, à l’aise quel que soit le profil de vos interlocuteurs

· Capacité d'organisation, autonomie, rigueur

· Réactivité et flexibilité, sens de l’initiative, résistance au stress

· Capacités d’adaptation et d’écoute, sens de l’analyse

· Être force de proposition, savoir rendre compte

· Dynamisme, esprit d’équipe et sens de l’entraide

· Bonne maîtrise des outils bureautiques