Gestionnaire du bureau scolarité

À propos de nous

L'université Polytechnique Hauts-de-France accueille près de 15 000 étudiants et favorise la fertilisation croisée entre les sciences, les technologies, les humanités et propose des cursus pluridisciplinaires.

Aujourd’hui, l’établissement propose plus de 160 formations réparties au sein de :

Deux établissements composants :

- l’Institut National des Sciences Appliquées Hauts-de-France (INSA HdF) -l'Ecole Supérieure d'Art et de Communication de Cambrai

Trois composantes de formations:
- l’Institut Universitaire de Technologie (IUT)
- l’Institut Sociétés et Humanités (ISH)
- l'Institut des Transversalités, du Sport et de la Santé (IT2S)


La recherche à l’Université Polytechnique Hauts-de-France se déploie sur 5 campus (Mont Houy, les Tertiales, Cambrai, Maubeuge, Arenberg) et se développe au sein de 8 laboratoires.


Mission

Description du service :

Le bureau de la scolarité est intégré au Pole Formation et Vie Etudiante de l’Université, sur le site du Mont-Houy.



Mission principale :

Le gestionnaire de scolarité réalise les actes de gestion principalement à l’aide du logiciel PEGASE, logiciel de gestion centralisée des cursus des étudiants et notamment les inscriptions administratives, dans le respect de la règlementation en vigueur et en application des procédures de l’établissement, sous l’autorité de la cheffe de bureau de scolarité



Missions ou activités spécifiques liées au poste :

- Informe et conseille les étudiants en vue de leur inscription administrative

* Répondre à l’assistance en ligne (courriel/chatbot)

* Accueillir et informer au guichet et au téléphone…



- Gère les actes liés à la scolarité

* Editer les attestations de réussite.

* Editer les diplômes

* Editer les certificats de scolarité

* Gérer les dérogations (cycle licence)

* Editer les Cartes Multi-Services

* Informer sur les candidatures

* Corriger en masse les incohérences dans l’outil PEGASE (inscriptions et/ou résultats)



- Contrôle les documents administratifs propres à la scolarité

* Vérifier les Procès-Verbaux justifiant l’édition des diplômes

* Vérifier les éléments constitutifs de l'inscription administrative



- Participe au paramétrage du logiciel de gestion de la scolarité PEGASE

* Les Pièces Justificatives nécessaires à l'inscription

* Les montants de droits d'inscription et les motifs d'exonération

* Les calendriers

* L'offre de formation

* Le maquettage des diplômes


Profil

Compétences et connaissances requises :

- Formation et/ou expérience professionnelle dans le domaine administratif

- Connaissances de l’environnement et du fonctionnement d’un établissement d’enseignement supérieur

- Aisance dans l’utilisation des outils de bureautique et de communication numérique (traitement de texte, tableur, courriel, diaporama ...)

- Savoir accueillir, conseiller et orienter les usagers (étudiants, stagiaires de la formation continue, apprentis, apprenants étrangers)

- Savoir rendre compte à sa hiérarchie

- Être capable de respecter des consignes, d'appliquer des procédures



Compétences comportementales :

Sens du relationnel, de la diplomatie et de la pédagogie - Sens de l’organisation et réactivité - Appétence au travail en équipe - Discrétion, neutralité - Autonomie dans le travail Ponctuel - Etre volontaire - Capacité d'adaptation - Fiabilité, vigilance, capacité d'attention



Informations complémentaires:

Poste de catégorie C

CDD d'un an renouvelable

Rémunération selon une grille forfaitaire en fonction de l'expérience professionnelle en lien avec le poste