Publiée le 21 mai
Mission du poste
Missions :
Traiter et assurer le suivi d'événements dans le cadre du SESSAD :
Saisir des écrits professionnels, dans le strict respect du secret professionnel.
Recevoir, collecter, traiter l'information pour en assurer la transmission.
Concevoir des documents types et automatiser des tâches bureautiques pour optimiser le poste de travail.
Identifier, planifier les opérations et tâches pour la réalisation d'un événement ou la confection d'un dossier.
Evaluer l'urgence dans les demandes.
Assurer la réactualisation, la mise en forme et l'actualisation des données relevant de son domaine d'attribution sur le dossier de l'usager et les documents du service.
Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome, courriers, notes, compte rendus, dossier.
Planification des réunions en interne ou en externe.
Prise de notes et rédaction des comptes rendus.
Reproduction des documents.
Gérer les ressources matérielles courantes des services.
Gestion des fournitures du service et matériels de bureau.
Organise et réalise son travail en références aux procédures définies, en tenant compte d'instructions ponctuelles données par la Direction Général, la Direction et/ou le chef de service.
Elaborer et constituer les dossiers avec les familles des usagers, veiller à leurs suivis et leurs complétudes.
Assurer le suivi des dossiers en matière de secrétariat (gérer les agendas, organiser les rendez-vous, envoyer les courriers, saisir sur informatique).
Prise de rendez-vous, tenue de l'agenda du directeur.
Organiser et filtrer les flux d'information et de communication au sein du service.
Préparer les dossiers pour les réunions et/ou commissions, y participer et assurer les comptes rendus.
Rédiger les documents selon les normes imposées dans son domaine de gestion.
Elaborer et actualiser les outils de gestion.
Etablir des rapports, des états récapitulatifs, des tableaux de bord.
Classement, archivage numérique et papier des documents.
Gérer la documentation.
Assure la levée, la distribution du courrier.
Elle tiendra à jour le suivi des courriers entrants et sortants.
Assurer l'accueil et le suivi administratif :
Accueillir, orienter et informer les usagers et les partenaires, dans le strict respect du secret professionnel.
Informer et conseiller les différents interlocuteurs sur les questions relatives au domaine géré.
Renseigner les interlocuteurs du service.
Suivre administrativement les dossiers des enfants dans le strict respect du secret professionnel.
Participer à la collecte, et la transmission des documents médico-sociaux.
Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques.
Traitement du courrier.
Tenue de la trame, des dossiers de l'usager.
Tenue et actualisation des indicateurs.
Mise à jour des différents tableaux de suivis des indicateurs.
Apporter une première aide administrative.
Evaluer les demandes et orienter les usagers.
Organiser son poste bureautique et produire tout document à l'aide de logiciels de bureau :
Assurer le fonctionnement courant de son poste bureautique.
Saisir/modifier et présenter tout document à l'aide des applications bureautiques, selon les normes spécifiques du secteur.
Organiser et prioriser les activités du secrétariat, travailler en équipe.
Gestion et suivi des tableaux trimestriels, des indicateurs de suivis.
Gestion de l'inventaire et de son actualisation et suivi.
Création de nouveaux outils en lien avec les besoins et l'évolution de notre activité.
Veiller à la confidentialité des données et au respect de la RGPD.
Savoir être et compétences requises :
Discrétion, honnêteté, conscience professionnelle.
Sens de l'observation, d'analyse, et de communication.
Sens et respect du secret professionnel.
Curiosité, créativité, patience, persévérance et organisation.
Sens des relations humaines et du travail en équipe.
Adaptation aux changements.
Ponctualité, assiduité et disponibilité.
Intérêt pour le milieu médico-social, curiosité Intellectuelle.
Avoir le sens des priorités
Profil recherché
Experience: 1 An(s) - même type de poste
Compétences: Techniques de gestion administrative,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Accueil ou accompagnement sans hébergement d'enfants handicapés
