En collaboration avec nos équipes, vous participez au développement des activités du Groupe.
En lien direct avec les différentes directions, vous avez à cœur d'intervenir sur l'ensemble des affaires courantes liées à vos Directions afin d'optimiser la gestion courante et de prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques.
Vos missions s'articuleront autour de :
Organisation :
- Optimiser la gestion et l'organisation des plannings et déplacements dans les agendas : prises de rendez-vous internes/externes, réservations, etc.
- Organiser et coordonner si besoin les informations internes et externes, à caractère confidentiel ou non, liées aux fonctions de la direction
- Prise en charge du suivi complet de dossiers : contrats prestataires, contacts spécifiques par exemple.
- Contribuer à l'organisation des évènements spécifiques aux directions concernées selon les sollicitations
- Appui logistique des instances : Conseil d'Administration, Assemblée générale, Comités : préparation des dossiers, réservation ou location de salles des réunions, restauration, hébergement, transports, etc.
Gestion :
- Réaliser les indicateurs de la Direction du Développement
- Alimenter les tableaux de bord
- Rédiger et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, comptes-rendus)
- Classer et numériser les documents en lien avec la direction
Ressources Humaines :
- Collecter et transmettre les informations liées à l'établissement de la paie des collaborateurs de la Direction du Développement : tableaux heures, tableaux de facturation, notes de frais
- Planifier les entretiens internes
- Contribuer à la gestion de candidatures selon les recrutements en cours
- Gérer l'enregistrement et la validation des notes de frais
- Suivre les commandes de matériel.
Animation de la démarche d'amélioration continue :
- Assurer le soutien administratif et organisationnel des Directions du Développement et Administrative et Financière.
- Optimiser la gestion des agendas, des plannings, et des déplacements.
- Coordonner les informations internes et externes, confidentielles ou non, liées aux fonctions des Directions.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planning du personnel,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Autres assurances
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
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