Assistant / assistante de gestion administrative (h/f)

Mission :
Au sein du Pôle Pilotage Administratif et Appui Transversal du Service « Partenariat et Valorisation » (SPV) de la Délégation Alpes du CNRS, l'assistant administratif ou assistante administrative assure des missions d'assistanat et de support transverses aux activités du service, en binôme avec un ou une autre assistante administrative du service.

Activités :
Soutenir les activités du Service
- Effectuer le suivi administratif (visas, signature, parapheurs, numérisation, envoi aux partenaires) des conventions en lien avec les chargé-es d'affaires des différents Pôles du service
- Fiabiliser et alimenter les systèmes d'information afin d'assurer la traçabilité des contrats de recherche (bases de données nationales du CNRS, portail de la Commission européenne..)
- Assurer la création et le suivi des contrats dans le logiciel de suivi de temps des personnels
- Contribuer à l'élaboration des tableaux de bord en vue d'établir des indicateurs de suivi de l'activité et des bilans (rapport mensuel et bilan annuel)
- Rédiger et envoyer des courriers
- Diffuser les informations en interne et en externe
- Informer, répondre ou orienter les demandes internes ou externes

Mener des activités transverses
- Assurer les procédures d'archivage papiers et numériques
- Suivre et accompagner la réorganisation des dossiers numériques communs du service et sa bonne mise en œuvre
- S'assurer du bon accueil des nouveaux et nouvelles entrantes au sein du service lors de leur prise de fonctions, puis suivre leur installation (accès aux outils métiers)
- Suivre le budget du service en lien avec le Service Affaires Générales de la Délégation Régionale

Organiser des évènements (réunions, séminaires, …)
- Assurer les aspects techniques, logistiques et financiers en amont et le jour J
- Gérer des projets en lien avec la Qualité de Vie au Travail au sein du service (mise en place d'actions de bien-être, évènements conviviaux, …)
- Éditer un bilan de chaque évènement