Vos missions en quelques mots Sous l’autorité de la Maire et du Directeur Général des Services, apporter une assistance permanente à la Maire et au DGS en termes d’organisation, d’administration générale, de gestion, d’accueil, d’information transversale et de suivi des dossiers. •SECRETARIAT DU MAIRE ET DU DGS -Suivre les projets et activités de la direction générale -Gérer les agendas -Gérer les plannings liés à l’organisation générale de la collectivité -Relayer l’information des réunions, élus et agents -Accueillir, orienter et renseigner les interlocuteurs de la direction générale -Planifier et organiser les réunions, animations, réceptions et déplacements -Assister aux réunions et rendez-vous pour en assurer le reporting -Concevoir et diffuser les courriers, PV, notes, rapports -Classer, archiver -Gérer le courrier arrivé -Suivre l’actualité de la collectivité -Mettre à jour et diffuser les informations transversales -Renseigner des tableaux de bords, outils de planification et de suivi d’activité •PARTICIPATION A LA GESTION DES ASSEMBLEES -participer à la mise en place en amont/aval des bureaux, conseils et commissions rattachées à la direction générale -Gérer la dématérialisation des convocations et notes de synthèse -Rédiger et diffuser les comptes rendus (compte rendu synthétique et diffusion) -Mettre en forme, transmettre et publier les actes administratifs -Développer l’e-administration, alimenter l’intranet -Centraliser, mettre en forme et diffuser les notes de service -Tenir à jour les bases données « élus » communaux •RECENSEMENT DE LA POPULATION Profil recherché Recrutement statutaire par voie de mutation, détachement, liste d’aptitude. Connaissances : - Maîtrise internet, intranet, logiciels métiers, outils coopératifs - Orthographe, syntaxe et grammaire - Expression orale et écrite de qualité - Secrétariat et technique d’accueil - Circuits et procédures administratives Savoir-faire : - Organisation et gestion du temps : intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités - Communiquer, Anticiper, Accueillir, Coordonner, Informer, Collaborer, Prioriser, Prendre des initiatives Savoir-être : - Devoir de réserve : respect de la confidentialité des données et informations - Réactivité, discrétion, rigueur, autonomie, méthode, adaptabilité.
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