À propos de nous
Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.
Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.
Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.
Mission
Missions du poste
Le·la gestionnaire est chargé·e d’organiser et d’assurer le suivi des enseignements des étudiants du second cycle des études médicales.
Ses missions sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins du service.
Le·la gestionnaire travaillera en binôme et/ou en équipe (5 personnes) sur ces missions, sous la supervision fonctionnelle de la coordinatrice du bureau des enseignements et la supervision hiérarchique de la responsable du second cycle (adjointe à la responsable du service), au sein d’une équipe de 14 personnes.
Le service des études et de la formation initiale en URF3S-médecine compte 40 agents.
Activités principales et associées
Assurer l’accueil, l’information et l’orientation des étudiants
Répondre aux demandes d’édition d’attestations et de relevés de notes
Gérer et organiser les enseignements (calendriers, modalités pratiques, suivi)
Inscrire les étudiants aux enseignements et planifier leurs emplois du temps individuels
Assurer le suivi de l’assiduité des étudiants
Travailler en étroite collaboration avec les enseignants et les collègues du service
Utiliser au quotidien l’outil informatique et les applications de gestion de la scolarité
Assurer la réservation et la gestion des salles de cours sur ADE
CDD 3 ans renouvelable ne CDI
Conditions particulières d'exercice
Travail sur 5 jours (10 demi-journées)
Travail sur écran
Disponibilité exigée lors des pics d'activités prévisibles et réguliers du service scolarité
Profil
Compétences requises
Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel
Maitrise des techniques de communication écrite et orale
Connaissance du fonctionnement des composantes des établissements de l'enseignement supérieur
Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir planifier son activité et respecter les délais
Capacité d'organisation
Savoir rendre compte
Alerter en cas de difficultés
Collaborer aux activités du service
Réglementation/MCCC à respecter
Savoir-faire opérationnels
Appliquer la réglementation et respecter les procédures
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)
Aptitude à se former à des logiciels de gestion : APOGEE, moodle, ADE
Savoir-faire comportementaux
Sens de l'organisation
Rigueur et fiabilité
Capacité découte /Sens de la discrétion/ savoir rendre compte
Sens relationnel / respect de la hiérarchie
Autonomie/Travail en binôme/ travail en équipe
Motivation à se former
Domaines de formation et expériences souhaitables
Expérience en secrétariat, gestion administrative
Maitrise du PAC office
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