Rattaché(e) à la Responsable Administrative Gouvernance et Dirigeance, vous assurez la gestion administrative et la coordination des instances de gouvernance (Conseil de Surveillance, Directoire) et de la Direction Exécutive. Vous contribuez à la fluidité de l'organisation interne et à la bonne circulation de l'information, dans le respect des dispositions statutaires, du règlement intérieur et des procédures internes.
Pour ce faire, vos missions sont les suivantes :
Coordination des instances de gouvernance et de la Direction Exécutive :
- Organiser, préparer, coordonner et participer aux réunions (instances, séminaires, groupes de travail.)
- Rédiger les relevés de décisions, comptes-rendus, procès-verbaux, synthèses
- Tenir les registres de la Fondation
- Contribuer aux formalités administratives obligatoires liées au statut de la Fondation
- Gérer les courriers et mails entrants/sortants
Gestion administrative et logistique :
- Gérer les agendas mouvants des membres de la gouvernance et de la Direction Exécutive
- Organiser les rendez-vous, déplacements, événements
- Coordonner les ressources matérielles et logistiques
- Assurer la gestion documentaire (droits d'accès, bases de données, états de suivi)
- Garantir la circulation et la transmission des informations dans un cadre sécurisé (RGPD)
Communication et appui opérationnel :
- Rédiger et mettre en forme des documents variés
- Participer à la gestion des relations internes et externes
- Suivre certains dossiers spécifiques
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