À propos de nous
Le Groupe Hospitalier Les Jockeys est un établissement de proximité de 136 lits comportant de nombreuses spécialités chirurgicales attractives notamment urologiques, viscérales et orthopédiques d’une part et un service de médecine polyvalente, une unité de sommeil, un service de diabétologie de jour ainsi qu’un pôle d’oncologie médicale.
Il existe également un service de Consultations Non Programmées permettant en amont d’une éventuelle hospitalisation, par des médecins urgentistes, l’accueil, le diagnostic et le cas échéant la programmation des soins de patients en accord avec les services.
Le plateau technique est complet comprenant un bloc opératoire de 6 salles, un service de soins externes, un service de radiologie conventionnelle et d’imagerie en coupe (scanner et IRM).
Proximité Parisienne (Gare du Nord/Gare de Chantilly en 20 minutes puis 10 minutes à pied).
Le Groupe Hospitalier Les Jockeys recherche un(e) secrétaire médical(e) pour son Unité du sommeil .
Mission
LES MISSIONS DU POSTE
Accueil et prise en charge administrative des patients
* Assurer l’accueil téléphonique et physique des patients de l’unité du sommeil.
* Informer sur le déroulement des examens de polysomnographie.
* Gérer les rendez-vous de consultations avec les médecins et de réunion d’information patients (RIP° : planification, confirmation, appels à 72 heures avant l’examen ou reprendre rdv si non confirmation par le patient, optimisation des créneaux,
* Vérifier la complétude des dossiers administratifs (identité, droits, ordonnances, questionnaire rempli par patient).
* Organiser les convocations, envoi des documents nécessaires, consignes pré-examen.
* Gérer les éventuelles urgences administratives et ajustements de planning.
Gestion et coordination des examens du sommeil
* Coordonner le planning avec les techniciens du sommeil (ide et prestataires) et les médecins.
* S’assurer de la transmission des informations nécessaires à chaque intervenant.
* Suivre les examens réalisés et veiller à la bonne circulation des comptes-rendus.
* Contribuer à la fluidité du parcours patient et à la réduction des délais.
Organisation des réunions d'information patients
* Planifier les réunions selon le calendrier de l’unité.
* Gérer les convocations et suivre les confirmations.
* Préparer les documents remis aux patients et les supports administratifs requis.
Gestion de l’actimétrie
* Programmer les rendez-vous de pose et de dépose, en respectant un délai de 15 jours entre les deux.
* Transmettre les données aux équipes médicales dans les délais requis.
Production et gestion des documents médicaux
* Assurer la qualité, la conformité et la traçabilité des documents (lettres, comptes-rendus, résultats).
* Organiser l’envoi des comptes-rendus d’examens rédigés et vérifier par les médecins ainsi que des résultats aux patients et aux médecins traitants correspondants.
* Procéder au scan des dossiers patients puis à la destruction des documents.
Suivi administratif et qualité
* Collaborer à la démarche qualité du service (s’assurer du suivi et délais de comptes-rendus, gestion des appels).
* Contribuer à l’amélioration des processus administratifs.
Tâches transversales
* Participer à la vie du service et aux réunions de service
* Assurer ponctuellement le soutien administratif à d’autres secteurs en cas de nécessité (remplacements, continuité de service).
Cadre du poste
Temps plein 35H, Les horaires de travail sont du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00 (1 heure de pause déjeuner)
Contrat de travail à durée indéterminée (CDI)
Début : Dès que possible
Rémunération : Selon profil et convention collective FHP, fourchette annuelle comprise entre 25 000€ et 26 000 €.
Nous vous remercions de bien vouloir nous adresser votre candidature à : jcointot@hc-lesjockeys.fr (Référente secrétaires médicales)
Profil
PROFIL DU POSTE
Compétences requises :
* Maîtriser les techniques de secrétariat ;
* Connaissance du vocabulaire en pneumologie et pathologies du sommeil (apnée, insomnie, hypersomnie…).
* Connaître les différents logiciels métiers : Expert Santé, Doctolib.
* Maîtriser les outils bureautiques : Word, Excel.
* Connaissance des règles de confidentialité et du RGPD.
Qualités requises :
* Sens de l’anticipation, de l’organisation et gestion des priorités ;
* Capacité d’écoute, d’accueil et de pédagogie auprès des patients.
* Rigueur, fiabilité, respect des protocoles.
* Discrétion professionnelle.
* Adaptabilité face aux imprévus (annulations, urgences, reprogrammations)
* Formation – qualifications requises :
* Bac Pro Secrétariat Médical, titre professionnel équivalent, ou expérience confirmée en secrétariat médical.
* Une expérience en pneumologie ou dans une unité du sommeil est un plus (pas obligatoire mais apprécié).
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