Secrétariat particulier du sous-préfet

RIFSEEP : groupe 3

Activités principales :

À ce titre, l'agent(e) est chargé(e) de :

- Assurer la gestion de l’agenda du sous-préfet, organiser et coordonner ses rendez-vous, réunions et déplacements, en lien avec les services de l’État, les collectivités territoriales et les partenaires institutionnels ;
- Filtrer et hiérarchiser les sollicitations (appels, courriels, demandes de rendez-vous), en appréciant leur degré d’urgence et de sensibilité ;
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs du sous-préfet, dans le respect des règles de protocole et de confidentialité ;
- Préparer et suivre les réunions (convocations, ordre du jour, documents préparatoires, comptes rendus le cas échéant), en appui du sous-préfet, du secrétaire général et des chefs de bureau ;
- Rédiger, mettre en forme et suivre différents courriers, notes et documents administratifs, en veillant à la qualité rédactionnelle et au respect des délais ;
- Assurer le suivi administratif de certains dossiers, en lien avec les services concernés, et veiller à la bonne circulation de l’information ;
- Apporter un appui transversal au secrétaire général et ponctuellement aux chefs de bureau, notamment lors de périodes d’activité soutenue ou pour l’organisation d’événements institutionnels ;
- Assumer des missions de polyvalence administrative, contribuant à la continuité du service et au bon fonctionnement général de la sous-préfecture;
- Gestion du progiciel des frais de déplacements Chorus-DT.

Activités du service :

Secrétariat du sous-préfet/appui du secrétaire général.

Composition et effectifs du service

21 ETP: 4 A, 6 B, 11 C

Liaisons hiérarchiques

Sous-préfet et secrétaire général

Liaisons fonctionnelles


Secrétariat du préfet, secrétariat des préfectures et des sous-préfectures, secrétariats des ministères, des services déconcentrés de l’État, des élus locaux, de diverses personnalités.